Chargé.e d'accueil et assistant.e de formation de l'UFR STAPS

Activités principales

Gérer administrativement les formations métiers de la forme

• Coordonner les emplois du temps des intervenants et des étudiants (vérifications, modifications, communications, …)
• Accueillir, intégrer et accompagner les intervenants extérieurs
• Assurer le suivi des étudiants dans leurs structures d’accueil (appel des tuteurs)
• Assister l’administration et la logistique d’événements
• Réaliser les outils de suivi (livret d’accueil, …)

Assurer le suivi de la scolarité des étudiants

Pour les métiers de la forme

• Contribuer à l’organisation pédagogique assurée par l’enseignant responsable d’année (constitution des groupes)
• Assurer le secrétariat des étudiants (emplois du temps, salles de cours, règles d’absence) et faire le lien entre les étudiants et les enseignants
• Gérer les bourses, leur suivi et procéder aux contrôles d’assiduité
• Collecter et saisir les notes sur APOGEE, éditer les PV de jurys d’examen, éditer et diffuser les résultats et relevés de notes
• Assurer l’interface entre le Président de jury et les étudiants en cas de réclamation
• Éditer et transmettre des certificats, attestations de réussite, relevés de notes

Pour l’UEO

• Vérifier le calendrier des examens, récupérer les sujets et préparer les enveloppes

Pour le service de la gestion des études de l’UFR STAPS

• Venir en soutien à la responsable des études pour inscrire administrativement et pédagogiquement les étudiants
• Venir en soutien des collègues de la gestion des études lors des périodes de surcharge

Participer à la mise en œuvre de l’offre de formation

• Élaborer les arborescences de diplômes
• Saisir sur APOGEE les structures d’enseignement, règles de calcul, modalités de contrôle des connaissances et charges d’enseignement à chaque changement de maquette
• Assurer le suivi des modifications des modalités de contrôle des connaissances

Accueillir et informer

• Accueillir, informer et orienter les publics de l’UFR STAPS (étudiants, intervenants extérieurs, personnels de l’Université), assurer l’accueil de scolarité (retrait des diplômes, édition des certificats de scolarité, réédition des cartes d’étudiant, …)
• Gérer le courrier de l’UFR STAPS (distribution, archivage)
• Gérer les tâches liées aux services d’impression (alimentation papier salle informatique)

Connaissances

• Connaissance de l'environnement institutionnel, de l'enseignement supérieur et de la Fonction publique

Compétences opérationnelles

• Maîtriser les outils de bureautique
• La connaissance des applications de gestion utilisées au sein de l’établissement serait un plus (Apogée, Pégase, ADE, Cursus)
• Savoir accueillir les différents publics
• Savoir rendre compte de ses activités
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Analyser les demandes des étudiants et des personnels
• Être force de proposition pour l’amélioration continue de l’organisation de l’accueil

Compétences relationnelles

• Avoir des qualités relationnelles pour accueillir le public
• Être en capacité de travailler en équipe
• Être en capacité de travailler en autonomie
• Faire preuve d'adaptabilité, de polyvalence et de rigueur
• Être organisé, méthodique et réactif dans le travail (anticipation, hiérarchisation et planification des tâches)

Modalités de candidature

• Lettre de motivation et CV à adresser au plus tard le 1er juillet 2026
• Entretiens prévus 1ère quinzaine de juillet
• Poste à pourvoir à compter du 24 août 2026

Poste de catégorie B

• Ouvert aux titulaires de catégorie B (corps des Techniciens) de la fonction publique par voie de détachement ou de mutation. Les candidatures de personnels catégorie C internes à l'établissement sont également acceptées. Groupe RIFSEEP du poste: 3
• Ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD d’1 an renouvelable
• Rémunération brute mensuelle applicable : à partir de 1900€ (selon expérience)

Nos recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge ou de genre et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.