Chargé de suivi administratif et financier (F/H)

Chargé de suivi administratif et financier (F/H)

Statut: cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux

Formation / Diplôme et qualifications nécessaires: formation juridique et/ou financière BAC + 2 ou niveau équivalent

Expérience souhaitée: première expérience sur des fonctions similaires

Description générale

• Garantir la sécurisation des procédures dans le respect des règles de la commande publique et du conventionnement
• Assurer le suivi administratif et financier des marchés publics, conventions et subventions, en dépenses comme en recettes
• Participer à la préparation et au suivi budgétaire
• Contribuer à l’amélioration continue du service rendu aux interlocuteurs internes et externes

Activité 1 : Sécurisation des procédures

• Coordonner, avec les équipes opérationnelles de la DIGP, du DGEPM et le service Instances et contrats (SIC), la préparation des marchés publics : planification, définition des clauses administratives et financières, rédaction des pièces administratives pour les marchés inférieurs à 25 000 € HT
• Coordonner la préparation des conventions financières (en dépenses et en recettes) avec les services opérationnels et les partenaires (communes, établissements, etc.)
• Préparer les actes soumis aux instances (délibérations, rapports du Président)
• Assurer le suivi administratif des marchés et conventions (échanges avec les prestataires, rédaction de courriers)
• Assurer le suivi financier des marchés publics et alerter en cas d’atteinte des seuils
• Participer aux réunions de coordination avec les services opérationnels
• Veiller au respect des délais de paiement

Activité 2 : Suivi administratif et financier

Gestion administrative et budgétaire

• Procéder aux engagements de dépenses et de recettes liés aux marchés publics, conventions et subventions
• Créer, si nécessaire, les lignes d’imputation budgétaire et effectuer les virements de crédits
• Concevoir et mettre à jour les outils de suivi (tableaux de bord, fiches marchés Coriolis)
• Établir les bons de commande dans Grand Angle et en assurer le traitement (visa, signature, envoi dématérialisé, classement)

Gestion de la chaîne comptable dématérialisée

• Réceptionner et contrôler les factures
• Vérifier le service fait
• Établir les certificats administratifs, certificats de paiement et états de solde
• Vérifier ou calculer les révisions de prix
• Constituer les dossiers de pièces justificatives
• Effectuer le pré-mandatement
• Répondre aux sollicitations des prestataires
• Traiter les observations ou rejets du comptable public
• Gérer le paiement des avances et leurs modalités de remboursement
• Assurer le suivi des garanties financières (contrôle des pièces, production et transmission des certificats de libération)

Suivi des conventions

• Pour les conventions de recettes : réaliser les appels de fonds et produire les pièces justificatives associées
• Pour les conventions de dépenses : effectuer les pré-mandatements et produire les pièces justificatives
• Solliciter les pièces nécessaires auprès des partenaires (bilans, justificatifs, etc.) en lien avec les services opérationnels
• Assurer le classement et l’archivage des documents (formats numérique et papier) dans le respect des procédures en vigueur

Activité 3 : Préparation et suivi budgétaire

• Participer à la préparation budgétaire en lien avec la DIGP, le DGEPM, la direction des finances et les services concernés
• Contribuer au suivi budgétaire et comptable (reporting, tableaux de bord)

Compétences et connaissances

• Fonctionnement des collectivités territoriales et de l’intercommunalité
• Procédures administratives, budgétaires et comptables
• Règles d’exécution administrative et financière des marchés publics
• Environnement de conduite d’opérations et culture de maîtrise d’ouvrage
• Capacité d’expression écrite et orale
• Appliquer les procédures dans le respect des délais
• Élaborer et mettre à jour des outils de suivi (tableaux de bord, suivi d’exécution)
• Utiliser les logiciels métiers (Coriolis, Marco ou équivalents) et bureautiques
• Gérer la chaîne comptable dématérialisée (engagement, pré-mandatement, suivi)
• Suivre l’exécution administrative et financière des marchés, conventions et subventions
• Qualités relationnelles
• Capacité à travailler en équipe
• Rigueur et sens de l’organisation
• Disponibilité et réactivité

Conditions d'exercice

Lieu de travail: 10 rue Hébert, 38000 GRENOBLE

Temps de travail: 1 607 h avec jours de RTT, cycles sur 5 jours ou 4,5 jours, possibilité de télétravail

Rémunération: grille statutaire du grade + prime (RIFSEEP)

Avantages sociaux: PdME et forfait mobilités durables, participation mutuelle et prévoyance, titres restaurant, comité des œuvres sociales, CESU

Équipements: poste informatique fixe ou portable, téléphone portable

Logiciels métier: Grand Angle (finances), WEBDELIB, Business Object CANDIDATER

Ce poste est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public.