Chargé de la Vie Institutionnelle / assistant de direction F/H

RESPONSABILITÉS :

• Chargé.e de la vie institutionnelle et partenariale :

Organiser et suivre les activités du Conseil d'Institut (6 par an et séances exceptionnelles) et de ses sous-commissions statutaires (commission BIATSS) ;

Réaliser et suivre les conventions : vérification de la régularité juridique et administrative des projets de conventions, appui à la rédaction des projets de conventions, mise à jour des projets de conventions et Autorisation d'Occupation temporaire (AOT), suivi du circuit de validation et de signature des conventions en lien avec la Direction des Affaires Juridiques (DAJ) de l'université ;

Gérer les opérations électorales (1 par an) : communication auprès des personnels et étudiants, réalisation des listes électorales des 5 sites de l'INSPE, gestion des listes de candidats, suivi de l'organisation des élections par voie électronique.

• Assistant.e DAFCI et Équipe de Direction :

Organiser et suivre l'ensemble des réunions périodiques des responsables de service, régulières et ponctuelles, groupes de travail et entretiens spécifiques, en assurer au besoin la rédaction et diffusion de comptes rendus ;

Gérer l'agenda du DAFCI et du Directeur (secondaire) avec une vision d'ensemble programmatique, en sachant prioriser, anticiper et contrôler les échéances ;

Apporter un appui à l'organisation d'évènements relevant de la vie de l'Institut.

• Assistance généraliste conjointe de la gouvernance de l'Institut (activités secondaires contribuant à la continuité de service) :

Contribuer à la construction et l'alimentation d'outils partagés de suivi des activités ;

Apporter une aide rédactionnelle et de suivi d'opérations à l'ensemble de l'équipe de Direction dans le cadre des travaux préparatoires aux prises de décisions collectives (délibérations, procédures et règles de gestion, communication institutionnelle, interface présidence/services supports – gouvernance INSPE etc.) ;

Assurer l'interface entre l'équipe de Direction, le Directeur ou la Directrice et l'ensemble des partenaires quotidiens de l'Institut, assurer l'accueil physique et téléphonique, l'organisation de réunions, la rédaction de courriers et de messages électroniques, le partage et cogestion des agendas communs de l'Équipe de Direction (ED) ;

Répondre aux demandes d'informations émanant des autres services et des partenaires extérieurs, retranscrire avec fiabilité des informations orales à l'écrit.

PROFIL RECHERCHÉ :

• Techniques d'accueil téléphonique et physique
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques de communication
• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Environnement et réseaux professionnels
• Culture internet
• Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'établissement
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
• Connaissances et techniques juridiques contribuant à la rédaction d'actes et conventions

• Savoir rendre compte ;
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;
• Trier, hiérarchiser et classer les informations ;
• Gérer la confidentialité des informations et des données ;
• Accueillir et prendre des messages ;
• Savoir analyser et synthétiser ;
• Communiquer et faire preuve de pédagogie ;
• Mettre en œuvre des procédures et des règles ;
• Enregistrer et classer les documents ;
• Maîtriser les outils informatiques : Vous possédez une excellente connaissance des logiciels de bureautique ainsi que des outils informatiques pertinents et une appétence pour le développement d'outils de gestion spécifiques évolutifs (notamment appuyés sur l'intelligence artificielle).

• Rigueur : Vous accordez une attention méticuleuse aux détails et veillez à garantir l'exactitude dans chaque tâche ;
• Bon sens relationnel : Vous communiquez efficacement avec vos collègues, favorisant ainsi un environnement collaboratif ;
• Esprit d'équipe : Vous collaborez harmonieusement au sein d'une équipe dynamique et diversifiée ;
• Flexibilité : Vous êtes prêt à vous adapter aux changements et à réagir aux nouvelles priorités ;
• Proactivité : Vous savez anticiper les besoins et proposer des solutions innovantes.

Grande aisance relationnelle et rédactionnelle.

Une expérience professionnelle incluant des activités de veille ou rédactions à caractère juridique est fortement appréciée

Basé à Mérignac- accès bus, vélo.

Le poste est ouvert en priorité aux agents titulaires de catégorie B, puis aux agents contractuels.

• Si recrutement titulaire

IFSE Catégorie B Classe Normale: 395 € bruts mensuels

• Si recrutement contractuel :

CDD de 16 mois

Salaire mensuel brut : entre 2 000 à 2 350 € (selon profil et expérience et selon grilles des agents contractu...