Chargé de gestion administrative et financière (H/F)

Chargé‑e de gestion administrative et financière

UL PROPULS recrute ! UL PROPULS renforce son équipe et recherche un(e) Chargé‑e de gestion administrative et financière. Vous aimez l'organisation, le travail en équipe et les chiffres ne vous font pas peur ? Vous avez envie d'évoluer dans un environnement stimulant, au croisement entre le monde de la recherche et de l'innovation et le domaine de l'événementiel scientifique ?

Votre rôle

En appui direct des responsables de pôles et de la direction opérationnelle d'ULPROPULS, vous êtes un·e acteur·rice clé du fonctionnement de la structure. Vous intervenez sur les volets administratifs, financiers et comptables. Véritable pilier opérationnel, vous accompagnez les chargé·e·s de projet, contribuez à structurer, et fluidifier la gestion des différents contrats, en garantissant un suivi fiable et rigoureux.

Vos missions principales

• Administration de la structure:
  • Accueil téléphonique, gestion de la correspondance
  • Participer à l'élaboration et à la relecture de documents administratifs et contractuels divers (contrat, convention, accord)
  • Assurer l'interface avec les partenaires extérieurs
• Gestion financière et comptable:
  • Gestion des fournisseurs (demande de devis, bons de commande, réception des factures, règlements, mise à jour des documents de suivi)
  • Gestion des clients (facturation, règlements, relance, mise à jour des documents de suivi)
  • Gestion des notes de frais
  • Contribution au suivi administratif et financier des projets : tableaux de bord, reporting et appui au pilotage budgétaire, en lien avec les chargé·e·s de projets
  • Suivi post‑contrats : bilans, clôture administrative et financière, retours partenaires
  • Saisie des factures d'achats, de vente et des relevés bancaires dans le logiciel comptable
  • Établissement des déclarations fiscales (TVA, DES, IS, CVAE)
  • Etablissement des éléments préparatoires au bilan comptable annuel

Support à notre pôle Events

Vous accompagnez également l'équipe projet dans les différentes étapes des événements que nous organisons :

• Appui à l'édition et au suivi des contrats de gestion financière des évènements.
• Appui au paramétrage des outils de gestion des inscriptions.
• Gestion des inscriptions des participants via une plateforme en ligne, traitement des demandes associées et gestion des exports, facturation des participants.
• Contribution au suivi administratif et financier des projets : tableaux de bord, reporting et appui au pilotage budgétaire, en lien avec les chargé·s de projets.
• Participation à la coordination logistique des événements (hébergement, restauration, transports, supports et matériels nécessaires au bon déroulement).
• Appui à la préparation des aspects administratifs et logistique en amont des événements (badges, documents, encartage).
• Appui à l'organisation sur site lors des événements (présence ponctuelle).

Porté·e par votre appétence pour l'événementiel, vous pourrez progressivement intervenir au-delà du cadre de l'appui administratif et participer à des missions variées et concrètes, au cœur de l'organisation et de la réussite des événements.