Chargé de gestion administrative et financière (H/F)
UL PROPULS recrute !
UL PROPULS renforce son équipe et recherche un(e) Chargé-e de gestion administrative et financière.
Vous aimez l'organisation, le travail en équipe et les chiffres ne vous font pas peur ? Vous avez envie d'évoluer dans un environnement stimulant, au croisement entre le monde de la recherche et de l'innovation et le domaine de l'événementiel scientifique ?
Votre rôle
En appui direct des responsables de pôles et de la direction opérationnelle d'UL PROPULS, vous êtes un-e acteur-rice clé du fonctionnement de la structure. Vous intervenez sur les volets administratifs, financiers et comptables.
Véritable pilier opérationnel, vous accompagnez les chargé-e-s de projet, contribuez à structurer, et fluidifier la gestion des différents contrats, en garantissant un suivi fiable et rigoureux.
Vos missions principales
Véritable interface administrative et opérationnelle, vos missions principales sont :
Administration de la structure- Accueil téléphonique, gestion de la correspondance
- Participer à l'élaboration et à la relecture de documents administratifs et contractuels divers (contrat, convention, accord)
- Assurer l'interface avec les partenaires extérieurs
- Gestion des fournisseurs (demande de devis, bons de commande, réception des factures, règlements, mise à jour des documents de suivi)
- Gestion des clients (facturation, règlements, relance, mise à jour des documents de suivi)
- Gestion des notes de frais
- Contribution au suivi administratif et financier des projets : tableaux de bord, reporting et appui au pilotage budgétaire, en lien avec les chargé-e-s de projets
- Suivi post-contrats : bilans, clôture administrative et financière, retours partenaires
- Saisie des factures d'achats, de vente et des relevés bancaires dans le logiciel comptable
- Établissement des déclarations fiscales (TVA, DES, IS, CVAE)
- Etablissement des éléments préparatoires au bilan comptable annuel
- Appui à l'édition et au suivi des contrats de gestion financière des évènements
- Appui au paramétrage des outils de gestion des inscriptions
- Gestion des inscriptions des participants via une plateforme en ligne, traitement des demandes associées et gestion des exports, facturation des participants
- Contribution au suivi administratif et financier des projets : tableaux de bord, reporting et appui au pilotage budgétaire, en lien avec les chargé-e-s de projets
- Participation à la coordination logistique des événements (hébergement, restauration, transports, supports et matériels nécessaires au bon déroulement)
- Appui à la préparation des aspects administratifs et logistique en amont des événements (badges, documents, encartage)
- Appui à l'organisation sur site lors des événements (présence ponctuelle)
Porté.e par votre appétence pour l'événementiel, vous pourrez progressivement intervenir au-delà du cadre de l'appui administratif et participer à des missions variées et concrètes, au cœur de l'organisation et de la réussite des événements.
