Chargé / Chargée de gestion administrative de la maintenance (H/F)

Offre n° Chargé / Chargée de gestion administrative de la maintenance (H/F)

RESPONSABILITÉS : 2. Missions et activités 1 - Etablissement, gestion et suivi administratif et comptable des contrats et travaux de maintenance - Organiser et planifier, en lien avec la référente marché de la direction, les consultations relatives aux contrats de maintenance et leurs renouvellements - Établir les pièces administratives nécessaires aux consultations (utilisation des logiciels marché, le cas échéant) en lien avec le chargé de gestion technique des contrats - Participer à l'analyse des offres et au rapport d'analyse à présenter si nécessaire en CAO - Exécuter les marchés et veiller au respect des clauses administratives et financières des contrats de maintenance - Assurer le suivi financier des dépenses (créer et tenir à jour les tableaux de bord financiers) - Planifier les besoins budgétaires (intervenir lors des différentes étapes budgétaires pour proposer les réajustements nécessaires) et proposer un budget prévisionnel en fonctionnement - Mettre à jour les données contrats (montants, fournisseurs,…) dans la GMAO 2 - Gestion administrative et financière des travaux - Superviser l'ensemble du processus de commande des travaux d'entretien et de maintenance sur l'ensemble du périmètre de la Direction : vérification des devis, rédaction des bons de commande, suivi financier, validation administrative des factures, surveillance du mandatement, gestion des relations avec les prestataires - Collecter, centraliser, analyser (au regard des marchés existants) et orienter les demandes d'interventions ou de travaux liés à la maintenance ; 3 – Suivi administratif et financier - Participer à l'élaboration, passation et exécution des marchés de fournitures de l'atelier en lien avec le chef d'atelier - Contribuer à l'amélioration des procédures et marchés - Gestion financière : suivi des consommations de crédits - Suivi des travaux de l'atelier : saisies et supervision dans le logiciel dédié ; élaboration de bilans et de tableaux de bords, en lien avec le chef d'atelier - Gestion des ressources humaines, en lien avec le chef d'atelier : logiciel de gestion du temps de travail pour l'atelier, formation, relations avec la DRH, etc. - Proposer, préparer et mettre en œuvre des marchés répondant aux besoins nouveaux émergeant de l'élargissement du périmètre de la Direction aux Collèges, en travaux et en maintenance.

PROFIL RECHERCHÉ : 1 - CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES : Modalités d'application et règles d'exécution des marchés publics, Règles budgétaires et comptables des marchés publics, Fonctionnement et organisation de la collectivité, Procédures d'engagement, liquidation, mandatements comptables, Comptabilité publique, Règles des autorisations de programme (AP), crédits de paiement (CP) et autorisations d'engagement (AE), Règles de rédaction des actes et écrits administratifs 2 - COMPÉTENCES TECHNIQUES : Effectuer la passation et contrôler l'exécution du marché, Elaborer les cahiers des charges et pièces du marché public, Elaborer et rédiger des actes liés à la commande publique, Elaborer des tableaux de bord de suivi budgétaire, Suivre et contrôler l'exécution du budget, Diagnostiquer la nécessité d'une intervention spécialisée, Prendre l'initiative d'une intervention de maintenance courante à titre préventif ou curatif 3 - APTITUDES PROFESSIONNELLES : Autonomie, Adaptabilité, Organisation et gestion des priorités, Aptitude au travail en équipe, Rigueur, Aptitude à la négociation, Esprit d'analyse, Réactivité, Sens des responsabilités.

Type de contrat : CDD - 3 Mois • Contrat travail Durée du travail 35H/semaine • Travail en journée

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté

Informations complémentaires

• Qualification : Employé non qualifié

Employeur

Vous assurez la gestion, l'exécution et le suivi des contrats de maintenance, des travaux de maintenance et du fonctionnement de l'atelier sur l'ensemble du patrimoine immobilier rattaché à la DBPE. Dans ce cadre, vous participez à l'organisation des diverses consultations. Vous gérez le budget du service. Vous participez au suivi administratif des agents et de l'activité de l'atelier.