Chargé / Chargée de gestion administrative de la maintenance (H/F)

RESPONSABILITÉS :

2. Missions et activités

• Organiser et planifier, en lien avec la référente marché de la direction, les consultations relatives aux contrats de maintenance et leurs renouvellements;
• Établir les pièces administratives nécessaires aux consultations (utilisation des logiciels marché, le cas échéant) en lien avec le chargé de gestion technique des contrats;
• Participer à l'analyse des offres et au rapport d'analyse à présenter si nécessaire en CAO ;
• Exécuter les marchés et veiller au respect des clauses administratives et financières des contrats de maintenance ;
• Assurer le suivi financier des dépenses (créer et tenir à jour les tableaux de bord financiers) ;
• Planifier les besoins budgétaires (intervenir lors des différentes étapes budgétaires pour proposer les réajustements nécessaires) et proposer un budget prévisionnel en fonctionnement.
• Mettre à jour les données contrats (montants, fournisseurs,... ) dans la GMAO

• Superviser l'ensemble du processus de commande des travaux d'entretien et de maintenance sur l'ensemble du périmètre de la Direction : vérification des devis, rédaction des bons de commande, suivi financier, validation administrative des factures, surveillance du mandatement, gestion des relations avec les prestataires.
• Collecter, centraliser, analyser (au regard des marchés existants) et orienter les demandes d'interventions ou de travaux liés à la maintenance ;

• Participer à l'élaboration, passation et exécution des marchés de fournitures de l'atelier en lien avec le chef d'atelier.
• Contribuer à l'amélioration des procédures et marchés
• Gestion financière : suivi des consommations de crédits
• Suivi des travaux de l'atelier : saisies et supervision dans le logiciel dédié ; élaboration de bilans et de tableaux de bords, en lien avec le chef d'atelier.
• Gestion des ressources humaines, en lien avec le chef d'atelier : logiciel de gestion du temps de travail pour l'atelier, formation, relations avec la DRH, etc.
• Proposer, préparer et mettre en œuvre des marchés répondant aux besoins nouveaux émergeant de l'élargissement du périmètre de la Direction aux Collèges, en travaux et en maintenance.

PROFIL RECHERCHÉ :

1 - CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES

Modalités d'application et règles d'exécution des marchés publics

Règles budgétaires et comptables des marchés publics

Fonctionnement et organisation de la collectivité

Procédures d'engagement, liquidation, mandatements comptables

Comptabilité publique

Règles des autorisations de programme (AP), crédits de paiement (CP) et autorisations d'engagement (AE)

Règles de rédaction des actes et écrits administratifs

2 - COMPETENCES TECHNIQUES

Effectuer la passation et contrôler l'exécution du marché

Elaborer les cahiers des charges et pièces du marché public

Elaborer et rédiger des actes liés à la commande publique

Elaborer des tableaux de bord de suivi budgétaire

Suivre et contrôler l'exécution du budget

Diagnostiquer la nécessité d'une intervention spécialisée

Prendre l'initiative d'une intervention de maintenance courante à titre préventif ou curatif

3 - APTITUDES PROFESSIONNELLES

Autonomie

Adaptabilité

Organisation et gestion des priorités

Aptitude au travail en équipe

Rigueur

Aptitude à la négociation

Esprit d'analyse

Réactivité

Sens des responsabilités