Chargé / Chargée de gestion administrative de la maintenance

Missions et activités

Etablissement, gestion et suivi administratif et comptable des contrats et travaux de maintenance

• Organiser et planifier, en lien avec la référente marché de la direction, les consultations relatives aux contrats de maintenance et leurs renouvellements;
• Établir les pièces administratives nécessaires aux consultations (utilisation des logiciels marché, le cas échéant) en lien avec le chargé de gestion technique des contrats;
• Participer à l'analyse des offres et au rapport d'analyse à présenter si nécessaire en CAO ;
• Exécuter les marchés et veiller au respect des clauses administratives et financières des contrats de maintenance ;
• Garantir le suivi informatique des divers contrats à l'aide des outils métiers ;
• Assurer les paiements des contrats (vérifications des prix et visa administratif des factures) ;
• Assurer le suivi financier des dépenses (créer et tenir à jour les tableaux de bord financiers) ;
• Planifier les besoins budgétaires (intervenir lors des différentes étapes budgétaires pour proposer les réajustements nécessaires) et proposer un budget prévisionnel en fonctionnement.
• Mettre à jour les données contrats (montants, fournisseurs, … ) dans la GMAO

Gestion administrative et financière des travaux

• Superviser l’ensemble du processus de commande des travaux d'entretien et de maintenance sur l'ensemble du périmètre de la Direction : vérification des devis, rédaction des bons de commande, suivi financier, validation administrative des factures, surveillance du mandatement, gestion des relations avec les prestataires.
• Collecter, centraliser, analyser (au regard des marchés existants) et orienter les demandes d'interventions ou de travaux liés à la maintenance ;
• Exécuter l’ensemble du processus de commande de travaux (fonctionnement et investissement) : commande, tenue des tableaux de suivi financier, validation administrative des factures et actes de paiement, surveillance du mandatement, gestion des relations administratives avec les prestataires et les services financiers.

Suivi administratif et financier

• Superviser l’ensemble du processus de commande des fournitures de l’atelier (fonctionnement et investissement) : vérification des devis, rédaction des bons de commande, suivi financier, validation administrative des factures, surveillance du mandatement, gestion des relations avec les prestataires.
• Participer à l’élaboration, passation et exécution des marchés de fournitures de l’atelier en lien avec le chef d'atelier.
• Contribuer à l’amélioration des procédures et marchés
• Gestion financière : suivi des consommations de crédits
• Suivi des travaux de l’atelier : saisies et supervision dans le logiciel dédié ; élaboration de bilans et de tableaux de bords, en lien avec le chef d’atelier.
• Gestion des ressources humaines, en lien avec le chef d’atelier : logiciel de gestion du temps de travail pour l’atelier, formation, relations avec la DRH, etc.
• Assurer le suivi financier des dépenses, renseigner le tableau de bord des interventions au fur et à mesure de l'évolution des dossiers.
• Suivre administrativement les interventions, les garanties contractuelles, les contentieux liés à la facturation et les dossiers précontentieux.
• Proposer, préparer et mettre en œuvre des marchés répondant aux besoins nouveaux émergeant de l'élargissement du périmètre de la Direction aux Collèges, en travaux et en maintenance.

Connaissances professionnelles

• Modalités d'application et règles d'exécution des marchés publics
• Règles budgétaires et comptables des marchés publics
• Fonctionnement et organisation de la collectivité
• Procédures d'engagement, liquidation, mandatements comptables
• Comptabilité publique
• Règles des autorisations de programme (AP), crédits de paiement (CP) et autorisations d'engagement (AE)
• Règles de rédaction des actes et écrits administratifs

Compétences techniques

• Effectuer la passation et contrôler l'exécution du marché
• Elaborer les cahiers des charges et pièces du marché public
• Elaborer et rédiger des actes liés à la commande publique
• Elaborer des tableaux de bord de suivi budgétaire
• Suivre et contrôler l'exécution du budget
• Diagnostiquer la nécessité d'une intervention spécialisée
• Prendre l'initiative d'une intervention de maintenance courante à titre préventif ou curatif

Aptitudes professionnelles

• Autonomie
• Adaptabilité
• Organisation et gestion des priorités
• Aptitude au travail en équipe
• Rigueur
• Aptitude à la négociation
• Esprit d'analyse
• Réactivité
• Sens des responsabilités