CDD - CHARGE.E D'APPUI AUPRES DE LA DIRECTION EXECUTIVE DU FID H/F

CDD - CHARGE.

E D'APPUI AUPRES DE LA DIRECTION EXECUTIVE DU FID H/F Quel sera votre rôle ? Rattaché(e) directement à la Direction exécutive du FID, vous assurez un appui opérationnel, logistique et stratégique à la direction (une directrice et 2 adjointes) et à une équipe de 15 personnes. Votre rôle est central pour fluidifier l’organisation, optimiser la communication et soutenir l’efficacité collective. Missions principales 1. Organisation des instances et temps collectifs

• Conseils de Direction : convocation, envoi de l’ordre du jour et des documents préparatoires, réservation des salles, accueil des participants, rédaction des comptes-rendus, suivi des décisions.
• Réunions d’équipe hebdomadaires : planification agenda (avec réservation de salles), rédaction et diffusion des comptes-rendus, suivi des actions lorsque nécessaire.
• Journées ou séminaires d’équipe : organisation complète (logistique, gestion des prestataires, réservations de salles, hébergement, restauration, activités), coordination avec les participants, suivi budgétaire, évaluation post-événement. 2. Gestion des missions et appui administratif à l’équipe
• Gestion des déplacements et missions de l’équipe: préparation des billets (train/avion), ordres de mission, visas, réservations d’hébergement, notes de frais.
• Appui à l’organisation d’évènements.
• Appui aux tâches de secrétariat : réservation de salles, commande de pauses café, accueil des invités, gestion des envois postaux (chronos, accusés de réception…).
• Suivi des stocks de fournitures et commande de matériel. 3. Gestion de l’agenda et organisation du temps de la Directrice
• Planification, priorisation et gestion proactive de l’agenda de la Directrice (réunions, déplacements, rendez-vous internes/externes).
• Préparation des rendez-vous : éléments de langage, notes de préparation, dossiers de contexte, coordination avec les interlocuteurs.
• Rédiger et/ou relire des notes, courriers, présentations ou supports de communication...