Secrétariat particulier Préfet/Directrice de cabinet

Groupe RIFSEEP : 1 Vos activités principales :

• Assurer le secrétariat particulier du préfet, de la directrice de cabinet et de son adjointe
• Suivre et organiser leurs plannings de travail
• Coordination et diffusion des agendas
• Saisie des entretiens professionnels du corps préfectoral, DDI, DDSP, gendarmerie, ONACVG...
• Archivage
• Organisation et suivi des réceptions en lien avec le chef du bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle
• Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs
• Mettre en forme des documents, rédiger divers courriers
• Prise en charge de la gestion des déplacements Préfet, directrice et agents de la direction
• Organisation du planning des conducteurs en liaison avec le chef de garage
• Suivi et enregistrement des dossiers de réunions transmis par les services contributeurs
• Suivi et enregistrement des parapheurs transmis par les services
• Mise à jour de fonds documentaires
• Contribution au bon fonctionnement de la communication et des relations internes et externes
• Gestion du courrier réservé en lien avec le service coordination (logiciel MAARCH)
• Gestion du courrier «arrivée» du cabinet préfectoral
• Réalisation des tableaux des congés et permanences du corps préfectoral – congés des chefs de services extérieurs et congés des agents du cabinet
• Prise en charge administrative des hospitalisations sous contrainte
• Gestion de la réservation des salles de réunions et véhicules Poste A – activités propres: - gestion de l’agenda préfet - gestion des réceptions en lien avec le BRECI - établissement du planning des permanences des membres du corps préfectoral - établissement des plannings de congés (préfet, directrice, direction et services extérieurs) - évaluations des membres du corps préfectoral et chefs des services extérieurs (DDI, DDSP, gendarmerie, archives, ONACVG, SDIS) - établissement du planning des bilatérales Poste B – activités propres: - gestion de l’agenda directrice...