ASSITANTE SECRETARIAT (H/F)

Nous recherchons un ou une assistant(e) pour un assurer le fonctionnement du pôle administratif de notre activité de Maitrise d'œuvre en bâtiment.

Le cabinet est composé de 6 personnes.

Gestion administrative des opérations :

Constituer et suivre les dossiers administratifs des chantiers.

Assurer le suivi des marchés de travaux et des pièces contractuelles.

Contrôler la conformité des documents administratifs des entreprises (assurances, attestations, sous-traitance, etc.).

Organiser et assurer l'archivage physique et numérique des dossiers.

Établir des ordres de services

Établir et transmettre les situations de travaux.

Assurer le suivi des états d'acomptes et des décomptes définitifs.

Mettre à jour les tableaux de bord de suivi financier des opérations

Gestion documentaire et communication

Rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus de réunions de chantier.

Assurer la diffusion des documents techniques et administratifs auprès des différents intervenants.

Veiller au respect des procédures documentaires et des délais de transmission.

Gérer l'accueil téléphonique du cabinet.

Assurer la gestion du courrier et des courriels.

Rédiger les courriers et documents administratifs courants.

Tâches administratives internes

Sens de l'organisation et gestion des priorités.

Sérieux et sens des responsabilités, gout du travail, motivation

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

Pour la parties spécifiques suivantes, la formation pourra se faire en interne :

Maîtrise des procédures administratives liées aux marchés de travaux.

Bonne connaissance du déroulement d'une opération de construction.

Suivi financier et administratif des situations de travaux.