Assistante Médico Administrative Service Dermatologie Allergologie - H/F

Présentation du poste

Le service de consultation externe d’allergologie est situé dans les locaux du bâtiment PQR à Groupe Hospitalier Pellegrin (entrée 1 RDC). Dans le cadre du regroupement de l’activité, le service pourrait être localisé à l’Hôpital Saint André.

Le service accueille des patients présentant une manifestation allergique (médicamenteuse, produit de contraste, alimentaire, respiratoire, venins d’hyménoptères …).

Vous travaillerez en étroite collaboration avec l’équipe médicale (2 médecins allergologues, 1 docteur junior, 3 allo‑anesthésistes, 1 interne en allergologie), 1 IDE et 1 secrétaire. L’unité travaille également avec le Laboratoire d’Immunologie (2 biologistes, 1 ingénieur d’études, 3 internes, 4 techniciens, 1 secrétaire).

La secrétaire médicale de l’unité d’allergologie assure un rôle central dans le fonctionnement médico‑administratif du service, en coordination des parcours patients, en lien étroit avec les médecins, infirmiers, admissions, et services supports du CHU.

Description du poste et missions

• Gestion des demandes et du flux patient (coordination amont)
  • Gestion et tri des demandes entrantes (mails, demandes physiques, téléphone)
    • Demandes d’avis
    • Demandes de rendez‑vous de consultation sur liste d’attente ou programmation du RDV
    • Lectures retardées après une première consultation
  • Analyse du motif de la demande et orientation du patient
    • Inscription sur liste d’attente
    • Programmation directe du rendez‑vous si urgence ou motif prioritaire (selon critères définis et validation médicale)
    • Enregistrement et mise à jour des demandes dans DxCare
    • Gestion dynamique des listes d’attente et des créneaux disponibles
  • Organisation et programmation des consultations
    • Programmation des rendez‑vous de consultation (hors HDJ spécifiques de St André pour les réintroductions médicamenteuses notamment)
    • Gestion des modifications et reports de rendez‑vous
    • Rappel des patients suite aux messages laissés sur répondeur
    • Envoi des convocations, relances en cas de non‑réception, mise sous pli et mise à jour du statut dans DxCare
    • Enregistrement et suivi des téléconsultations via la plateforme de télésanté
  • Préparation et sécurisation des consultations
    • Préparation administrative des consultations : la veille et à la semaine
    • Transmission des listes de patients au service des admissions, aux IDE et médecins
    • Récupération et transmission des étiquettes
    • Envoi de mails de confirmation de rendez‑vous (notamment pour les suivis)
    • Information ciblée des patients (ex. allergies alimentaires : consignes pour apporter les aliments à tester)
  • Accueil physique à la consultation et téléphonique
    • Accueil des patients en consultation
    • Vérification et mise à jour de l’identité et des médecins correspondants
    • Saisie administrative, délivrance du consentement Oneshot et numérisation des documents
    • Transmission des étiquettes et informations aux infirmiers et médecins
    • Gestion des appels téléphoniques : avis, changements de rendez‑vous, informations aux patients
  • Gestion documentaire et des courriers
    • Saisie et mise en forme des courriers de consultation et d’hospitalisation de jour (HDJ)
    • Gestion du courrier postal : réception, scan, classement et diffusion aux médecins
    • Répartition des résultats biologiques par médecin
    • Récupération des résultats biologiques dans le cadre des explorations allergologiques (notamment allo‑anesthésiques, puces à allergènes)
    • Mise à jour des documents utiles à la vie du service (lettre à en‑tête, ordonnances…)
  • Missions transversales de service
    • Envoi des cartes d’allergique aux patients
    • Envoi des ordonnances validées médicalement
    • Mise à jour des documents institutionnels du service (papier à en‑tête, modèles d’ordonnances, documents patients)
    • Commandes de fournitures (Lyreco) et gestion de la reprographie
    • Lien avec le laboratoire d’Immunologie
    • Formation des agents, des internes et des stagiaires

Profil recherché

• Compétences relationnelles
  • Qualités relationnelles et d’accueil indispensables
  • Flexibilité
  • Sens de l’écoute et du dialogue
  • Analyse, méthode, réactivité, discrétion
• Compétences organisationnelles
  • Capacité d’adaptation en fonction des priorités et des imprévus
  • Capacité d’adaptation en fonction du poste occupé
  • Capacité d’adaptation aux spécificités du service
• Compétences administratives
  • Prise rapide de courriers
  • Création de documents
  • Rédaction de documents : grammaire et orthographe irréprochables
• Compétences techniques
  • Maîtrise d’Internet et d’intranet