Assistante de gestion fonds européens et conventions H/F (H/F)

Les enjeux du poste : Assurer la gestion administrative, financière et le suivi réglementaire des dossiers européens (FSE/FSE+) portés par le GIP FCIP pour les 3 académies de la région académique, garantir un contrôle et un suivi rigoureux des bénéficiaires et des pièces justificatives des projets et gestion administrative et financière de conventions avec le Rectorat.

Mission 1 : Gestion des bénéficiaires, suivi des pièces justificatives et conventions de tiers (FSE / FSE+)

Saisir et suivre les indicateurs sous Excel (tableau de suivi des bénéficiaires) et dans le système d'information Ma Démarche FSE+.

Assurer la collecte, la vérification méthodique et le suivi de toutes les pièces justificatives d'exécution (justificatifs de réalisation, personnels CDD et mis à disposition - MAD, dépenses de tiers, communication).

Préparer et suivre les conventions de mise à disposition des personnels ainsi que les conventions partenariales.

Procéder à l'archivage centralisé et rigoureux des dossiers uniques pour garantir une parfaite traçabilité lors des contrôles.

Mission 2 : Suivi des projets européens (FSE / FSE+) en lien avec la gestionnaire en poste

Préparation et suivi des conventionnements avec les partenaires

Saisir les indicateurs sous Excel (tableau de suivi des bénéficiaires) et dans le système d'information "Ma Démarche FSE+"

Suivi des dépenses de tiers : préparation des conventions de mise à disposition des personnels, récolte et suivi des pièces justificatives et suivi des dépenses

Archivage des pièces justificatives

Veiller à la mise en place des outils de communications communications (flyers, affiches, site internet, réseaux sociaux.

Participer à la réalisation des bilans d'exécution et leur saisie dans Ma Démarche FSE en appui à l'équipe.

Participer aux réunions de régulation.

Dans le cadre des différents contrôles effectués sur le GIP-FCIP de Poitiers par la DREETS, la CICC, la DRFIP ou tout organisme externe mandaté, participer à l'élaboration des réponses (recherche d'informations, de pièces, préconisations), participation à la mise en œuvre des suites de ces contrôles.

Mission 3 : Gestion administrative et financière de dispositifs

Etablir les bons de commande (Engagements Juridiques), les ordres de mission et les conventions afférents aux différentes actions.

Contrôler le service fait (émargements, attestations, livrables), régler les factures auprès des fournisseurs, rembourser les frais de déplacement (Services Faits et Demandes de Paiement).

Assurer le suivi financier des enveloppes, préparer les bilans financiers des dispositifs et émettre les titres de recettes.

Mission 4 : Contribuer à la démarche de l'amélioration continue de la structure

Participer à l'élaboration, l'actualisation et la diffusion des différents supports dans le cadre de ses missions : guide de procédures, modèles de documents...

Alimenter la gestion documentaire

Utiliser les documents codifiés mis à disposition par la structure

Participer aux réunions et audits qualités

Participer à la mise en œuvre de la RGPD et veiller à son respect dans le cadre de ses missions