Assistante administrative GRETA (H/F)

Le GIP FCIP est en charge du développement d'activités menées par l'Éducation Nationale au niveau de l'académie de Toulouse dans les domaines de la formation continue des adultes et de l'insertion professionnelle. Il est composé de six entités, dont le GRETA Midi-Pyrénées Nord.

Accueil et information des publics

Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique des usagers

Informer sur l'offre de formation, les modalités d'accès et les dispositifs

Orienter vers les interlocuteurs compétents

Assurer un rôle d'interface entre les publics et le GRETA

Gestion administrative des actions de formation

Constituer, suivre et archiver les dossiers administratifs (stagiaires, conventions, financements.)

Produire et diffuser les documents (convocations, feuilles d'émargement, attestations.)

Assurer la conformité des dossiers dans le respect des procédures et des exigences des financeurs

Mettre en œuvre les procédures administratives et financières

Organisation logistique et suivi des actions

Participer à l'organisation matérielle des formations (salles, équipements, ressources)

Assurer l'accueil des intervenants et le bon déroulement logistique

Contribuer à l'organisation des examens, jurys et réunions

Participer à la gestion des ressources matérielles

Suivi des données et outils de gestion

Saisir et mettre à jour les données dans les outils métiers (YPAREO, Share

Point, etc.)

Éditer les documents et tableaux de suivi

Contrôler la qualité et la fiabilité des données

Participer au suivi administratif et, selon organisation, au suivi RH (heures, pièces administratives.)

En coordination avec le coordonnateur des RD, assurer la liaison avec le pôle recettes du GIP FCIP dans le suivi des

conventions financières

Appui transversal au fonctionnement du GRETA

Participer à la circulation de l'information entre sites, services et partenaires

Contribuer aux activités administratives générales (courrier, réunions, reporting.)

Participer aux actions collectives (instances, coordination, projets)

Apporter un appui ponctuel aux autres pôles ou services

Qualité

Respecter la démarche qualité et les processus liées à l'activité du GIP FCIP

Participer à la mise en œuvre de la démarche qualité du GIP FCIP

Réaliser les enquêtes qualité en lien avec la référente qualité

Profil et exigences requises :

Catégorie B

Diplôme minimum requis : Bac

Sens du service et de l'écoute.

Maitriser les logiciels bureautiques (Word, Excel, YPAREO, Office 365.)

Savoir travailler en équipe

Faire preuve de rigueur et d'organisation

Quotité : 100%

Horaire : 1607 heures annualisées

Emploi basé à Cahors

Déplacements occasionnels

Rémunération : Selon les règles en vigueur dans l'Education Nationale