Assistante Administrative (H/F)

ACCUEILLIR, INFORMER ET ORIENTER SUR TOUS LES CANAUX (PHYSIQUE et TÉLÉPHONIQUE)

Accueille, informe et oriente les visiteurs vers le bon interlocuteur et/ou le bon service

Réceptionne, traite et/ou oriente les appels téléphoniques, courriers et courriels vers le bon interlocuteur et/ou le bon service

Gère le planning de réservation des salles de réunions

• ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE

Des notions de comptabilité sont fortement attendues.

Assure le secrétariat de la structure (rédaction courrier, mails )

Gère les rendez-vous de la structure.

Réalise le traitement et le suivi des dossiers confiés

Tient à jour les tableaux de bord de Trésorerie

Assure l'organisation des réunions (salle, reproduction des dossiers, convocation, envoi des ordres du jour )

Participe à des réunions (prises de notes, rédactions des comptes rendus )

Réalise les travaux bureautiques dans le cadre de la préparation des bureaux, assemblées statutaires

Assure le classement et archivage des dossiers

Assure la liaison avec les autres services.

GESTION LOGISTIQUE

Prépare et organise les conditions logistiques des projets évènementiels

Contrôle l'état des stocks et recense les besoins en approvisionnement de son service

Réalise et suit les commandes en fonction des besoins de son service

Des déplacements sont à prévoir sur les sites de Beck à raison d'une journée par semaine