Assistante Administrative Chantier (H/F)

Offre n° 209JDZCAssistante Administrative Chantier (H/F)

Le cabinet Lynx RH recherche pour l'un de ses clients, entreprise spécialisée dans les travaux de second œuvre, un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Travaux / Chantier H/F dans le cadre d'un recrutement en CDI.

Vos missions

L'Assistant(e) Administratif(ve) Travaux assure le suivi administratif des opérations de chantier et constitue l'interface entre les conducteurs de travaux, les sous-traitants, les fournisseurs et la direction. Il/elle garantit la conformité administrative, la traçabilité documentaire et le bon déroulement des procédures liées aux chantiers.

Gestion administrative des sous-traitants

• Constituer les dossiers d'agrément des sous-traitants et collecter les documents obligatoires.
• Vérifier la conformité et la validité des pièces administratives et réglementaires.
• Préparer et suivre les demandes d'agrément auprès des maîtres d'ouvrage.
• Assurer le suivi des échéances et relancer les partenaires concernés.
• Mettre à jour les tableaux de bord de vigilance réglementaire.
• Gérer les contrats de sous-traitance et leurs éventuels avenants.

Gestion des commandes et suivi des achats

• Établir les commandes de matériaux, fournitures, équipements et consommables.
• Contrôler les bons de livraison et leur conformité avec les commandes.
• Réaliser les rapprochements entre commandes, livraisons et factures fournisseurs.
• Identifier et traiter les écarts de prix, quantités ou références.
• Assurer le suivi administratif des achats par chantier.
• Participer au contrôle des coûts et à l'analyse de la rentabilité des opérations.

Suivi réglementaire et environnemental

• Participer à la constitution des dossiers administratifs liés aux exigences environnementales des marchés.
• Collecter et archiver les fiches techniques, fiches de données de sécurité et documents de conformité produits.
• Assurer le suivi des documents relatifs à la gestion et à la traçabilité des déchets.
• Contribuer à la préparation des dossiers de fin de chantier et des documents de conformité.

Gestion administrative des chantiers

• Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des opérations.
• Assurer le suivi des documents contractuels et des ordres de service.
• Gérer les courriers, comptes rendus et correspondances administratives.
• Assurer l'archivage physique et numérique des documents.
• Participer à la préparation des situations de travaux et des décomptes finaux.
• Contribuer à l'élaboration des dossiers des ouvrages exécutés (DOE).

Profil recherché

Bac +2 minimum en gestion administrative, gestion PME-PMI, comptabilité ou bâtiment. Une spécialisation dans le secteur du BTP constitue un atout. Bac +3 apprécié dans les domaines de la gestion ou de l'administration du bâtiment.

Expérience

Expérience de 3 ans minimum dans une fonction administrative au sein d'une entreprise du BTP. Connaissance des procédures administratives liées à la sous-traitance et aux marchés de travaux. Une expérience des marchés publics est appréciée.

Compétences

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook).
• Bonne connaissance des logiciels de gestion dédiés au BTP.
• Capacité à lire et exploiter les documents contractuels d'un marché de travaux.
• Connaissance des procédures de suivi administratif des chantiers.
• Notions de comptabilité fournisseurs et gestion des achats.
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Réactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Bon relationnel et sens du service.
• Autonomie et capacité à travailler en équipe.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Archiver des dossiers et documents de référence.
• Classer des documents.
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité.
• Accueillir, orienter, renseigner un public.
• Assistant de direction.
• Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks.
• Collaborer avec d'autres techniciens pour optimiser les processus de travail.
• Coordonner les réponses aux appels d'offres.
• Faciliter la collaboration entre les équipes.
• Gérer la communication interne et externe.
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous.
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants.
• Gérer les communications internes sur l'avancement des projets.
• Imprimer des documents techniques.
• Logiciel de traitement de texte.
• Logiciels de prise de rendez‑vous.
• Maintenir à jour les dossiers administratifs.
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Méthode de classement et d'archivage.
• Normes rédactionnelles.
• Optimiser les processus administratifs techniques.
• Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus.
• Participer à l'élaboration de dossiers administratifs (permis de construire par exemple).
• Procédures administratives.
• Procédures d'appels d'offres.
• Préparer les dossiers techniques pour les réunions.
• Relayer de l'information.
• Renseigner des supports de suivi d'activité.
• Réaliser la gestion administrative du personnel.
• Réaliser la gestion des déplacements professionnels.
• Rédaction de comptes rendus techniques.
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients.
• Répondre à un appel d'offres.
• Suivre l'avancement des projets techniques.
• Techniques de gestion administrative.
• Tenir à jour des agendas personnels et partagés.
• Utilisation de logiciels de présentation.
• Utiliser les outils numériques.
• Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs.

Savoir‑être professionnels

• Faire preuve d'autonomie.
• Faire preuve de rigueur et de précision.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs.

Informations complémentaires

• Qualification : Employé non qualifié
• Secteur d'activité : Activités des agences de travail temporaire

Employeur

3 à 5 salariés

Type de contrat

CDI. Durée du travail : 35H/semaine. Travail en journée.

Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2500.0 Euros à 3000.0 Euros sur 12 mois.

Déplacements

Ponctuels.