Assistante administrative / Assistant administratif d'équipes de recherche (H/F)

Assistante administrative / Assistant administratif d'\u00e9quipes de recherche (H/F)

Le centre de recherche Inria de Paris est l 19un des neuf centres de recherche Inria regroupant 700 personnes r e9parties dans 34 e9quipes de recherches et 7 services d e2ppui e0 la recherche. Il est un acteur majeur et reconnut dans le domaine des sciences num e9riques en r e9gion Ile de France. Ses axes de recherche principaux sont : intelligence artificielle, sant e9 num e9rique, robotique, fiabilit e9 des logiciels et s e9curit e9, etc.

Il est au c53ur d'un riche e9cosyst e8me de R&D et d e966innovation : acteurs de la recherche et de l b4enseignement sup e9rieur, laboratoires d'excellence, institut de recherche technologique, PME fortement innovantes, grands groupes industriels, pôles de compétitivit e9…

Le centre Inria de Paris est partenaire des 3 universit e9s de recherche intensive : Sorbonne Universit e9 (SU), Universit e9 Paris Cité (UPC) et l e Universit e9 Paris Sciences & Lettres (PSL).

Chaque e9quipe-projet conduit des collaborations avec des partenaires industriels, comme par exemple Airbus, Dassault Syst e8mes, Microsoft, Orange, Renault, Safran, Thales, Valeo…

Le Centre Inria de Paris conduit ses activit e9s scientifiques en d e9veloppant des partenariats e0 tra een d32roits avec les meilleures e9quipes internationales, le monde de l b4industrie et celui des services. Il tire parti d e9changes riches avec les nombereux acteurs scientifiques et e9conomiques de la r e9gion parisienne (grandes e9coles, universit e9s prestigieuses, pôles de compétitivit e9 mondiaux).

Positionn e9(e) au coeur des e9quipes de recherche ( e9quipes Inria ou e9quipes communes avec d53autres organismes), l a0AER assure une mission d e2ccart polyvalente, e1 l b4interface entre les scientifiques et les services support d e9 Inria et de ses partenaires.

Il/elle facilite le fonctionnement d e9 une ou plusieurs e9quipes de recherche et concourt e0 la bonne coordination administrative des activit e9s. Il/elle apporte aide et conseil dans les domaines des affaires g e9n e9rales, du budget, des finances et contrats, des accueils de personnel, de la communication et de l' e9v e9nementiel, dans le respect des techniques, r e8gles et proc e9dures d e9 Inria. Il/elle assure ses missions auprès d e9 un ou plusieurs responsables d e9quipes de recherche (responsables fonctionnels) et sous l b4autorit e9 hi e9rarchique du/de la responsable du service AER. Il/elle participe e0 la vie du service SAER.

• Assurer la ccur interface avec les services d e2ppui du centre et des partenaires (pour les e9quipes communes), notamment service administratif et financier, service d e9penses, service ressources humaines, service communication et m e9diation.
• Diffuser l e9 information aux membres de l e9quipe : nouveaut e9s r e9glementaires, informations sur les actualit e9s du centre/de l b4institut/du site universitaire (politique de site).
• Pr e9parer l e9 accueil des nouveaux arrivants : point de contact administratif, contribution au onboarding, orienter les agents dans leurs d e9marches administratives, aider e0 l b4organisation/affectation des bureaux, e2nbsp;…
• Conseiller les membres de l e9quipe dans la prise en mains et l e9utilisation des outils num e9riques du quotidien et informer sur les proc e9dures associ e9es

Organisation et fonctionnement d e9quipe :

• Organiser les r e9unions d e9quipe, les s e9minaires, les soutenances de th 8ses et de HDR, en lien avec les services d e9di e9s (logistiques).
• Renseigner et accueillir les interlocuteurs externes et les visiteurs (professeurs invités, partenaires, etc.).
• catre un point de coh53sion de l e9quipe, notamment dans un contexte de multilocalisation des sites et/ou des agents.

Suivi bud e9taire, financier et contractuel de proximit e9 :

• Suivre le budget global de l e9quipe de mani e8re consolid e9e avec les budgets existants chez les partenaires pour les e9quipes communes (universit e9s, autres EPST e2…).
• Pr e9parer les demandes et modifications budg e9taires (d e9penses de fonctionnement, d e9 investissement et de personnels) sur les diff e9rentes ressources financi e8res de l e9quipe (dotation, contrats, moyens incitatifs), dans un contexte annuel et pluriannuel ;
• Aider e0 l e9optimisation de l e9utilisation des ressources budg e9taires de l e9quipe de recherche selon le calendrier budg e9taire.
• Coordonner et suivre les achats de l' e9quipe, en lien avec le service financier du centre (informer sur les march e9s existants et les proc e9dures e0 respecter).
• Assister les scientifiques dans l e9organisation de leurs d e9placements : informer sur la r e8glementation applicable, conseiller et effectuer des recherches de billetterie et d e9h e9bergement

Communication de proximit e9, e9v e9nementiel :

• catre un relai au sein de l e9quipe de la communication interne et externe du centre et de l e2 Institut ;
• Documenter et mettre 0 jour le site web de l e9quipe celui d e9di e9 e0 9v e9nement scientifique (programme, organisateurs, orateurs, contributions, logistique) ;
• Coordonner l e9 organisation administrative et logistique d e9 un e9v e9nement scientifique (workshop, conf e9rence) : prospecter pour le choix d e9 un lieu, effectuer les r e9servations,
• a0pr e9parer et suivre le budget, organiser les d e9placements des invités, accueillir les participants e9.
• Constituer et suivre les dossiers de recrutement des personnels non permanents
• Informer et orienter les personnels de l e9quipe (permanents et non permanents) dans leurs d e9marches RH
• Mettre 0 jour l e9outil de gestion des effectifs (EKSAE) et r e9pondre e0 des demandes sp e9cifiques (enqu eates, etc.)
• Pr e9parer l e9arriv e9e des nouveaux entrants, les accueillir, les renseigner, les orienter, les guider
• Initialiser les demandes d'autorisation FSD et en assurer le suivi
• Avoir une connaissance de base concernant l e9organisation de l'environnement du monde de la recherche
• Conna eetre les principes de la gestion financi e8re notamment les r e8gles budg e9taires et les diff e9rents financements de la recherche et les r e8gles des contrats
• Conna eetre les diff e9rents statuts des personnels et les proc e9dures les concernant
• Ma eetiser les outils de bureautique
• Ma eettrer les techniques de reporting
• Faire preuve de rigueur et fiabilit e9 dans la mise en oeuvre des proc e9dures pour collecter, traiter, v e9rifier et transmettre les donn e9es financi e8res et RH
• Savoir planifier et respecter des d e9lais
• Savoir e9valuer et hi e9rarchiser des besoins
• S'adapter aux diff e9rents outils et proc e9dures
• Travailler en e9quipe tant au sein de l' e9quipe projet qu'0 sein du service
• Ma eetrier l e9anglais e9crit et oral
• Savoir r e9diger (notes, compte-rendu, courrier)
• Avoir le sens du service
• Faire preuve d e9 un bon relationnel, tant en interne qu'en externe
• Savoir s e9adapter aux diff e9rents interlocuteurs et situations
• Respecter la confid e9entialit e9
• Faire preuve de r e9activité et de proactivité
• Etre autonome
• Restauration subventionn e9e
• Transports publics rembours e9s partiellement
• Cong e9s: 7 semaines de cong e9s annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possiblit e9 d'autorisations d'absence exceptionnelles (ex : enfants malades, d e9m e9nagement)
• Possibilit e9 de t e9l e9travail
• Am e9nagement du temps de travail
• c9quipements professionnels e0 disposition (visioconf e9rence, prêts de matériels informatiques, etc.)
• Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
• Acc e8s e0 la formation professionnelle

R e9mun e9ration selon les grilles statutaires

Niveau d e9tude : IR = Bac + 5 ; IE = Bac + 3 ; AI = Bac + 2 ; TR = Bac

Rejoignez-nous en priorit e9 dans le cadre d e9 une mobilit e9 en tant que fonctionnaire (ou en CDD de deux ans)

Votre ma eetrise de la langue anglaise, des outils bureautiques et informatiques, ainsi que votre sens du service et de l' e9coute vous permettront de r b9 e9pondre aux attentes et aux besoins des e9quipes de recherche dont vous aurez la coordination administrative.

Votre connaissance de l'environnement de la recherche et de la fonction publique sera un atout suppl e9mentaire lors de votre prise de poste.