ASSISTANTE ADMINISTRATIVE

Le but du rôle est d'aider le personnel dans les tâches administratives liées aux clients et de remplir les fonctions de réceptionniste pour garantir le bon fonctionnement du bureau de manière professionnelle et efficace. L'Assistante Administrative relève du Responsable Régional et travaille à temps plein, 5 jours par semaine, pour 35 heures. La position est basée en permanence au bureau de Sophia Antipolis. C'est une opportunité idéale pour ceux qui débutent dans les services financiers ou qui souhaitent rejoindre un secteur offrant progression et diversité. Le candidat retenu intégrera une équipe très amicale et solidaire, avec de nombreuses occasions d'apprendre.

Vos responsabilités incluent :

1. Maintenir le bon fonctionnement du bureau et de l'équipe de vente selon les instructions.
2. Vérification quotidienne et communication des messages du répondeur.
3. Accueillir et rencontrer les clients, répondre au téléphone, gérer les demandes entrantes.
4. Préparer les salles de réunion pour les rendez-vous clients.
5. Support pour le courrier entrant et sortant, courrier international, organisation des coursiers.
6. Numériser et enregistrer tous les documents entrants de manière appropriée.
7. Maintenir la présentation du bureau.
8. Gérer et mettre à jour la base de données, y compris la numérisation et l'envoi de documents clients.
9. Participer à des séminaires et à la préparation si nécessaire.
10. Assurer la conformité aux exigences réglementaires et à la protection des données.
11. Gérer l'agenda et soutenir directement l'Associé et le Conseiller Clientèle du bureau de Sophia Antipolis.
12. Préparer et envoyer les rapports clients et les packs d'application.
13. Fournir un soutien continu en liaison avec différentes équipes pour la gestion des cas.
14. Soutenir l'équipe d'administration régionale et centrale dans la préparation des documents transactionnels, selon les besoins.