Assistant Particulier de la Sous Préfète de Thiers H/F
Durée attendue sur le poste : 5 ans. Groupe RIFSEEP : G1, Activités principales : Sous l'autorité de la sous-préfète, l'assistant particulier - assistante particulière a la charge :
- D’assurer le secrétariat de la sous-préfète (rédaction de courriers, mise en forme de documents) et filtrer les appels téléphoniques ;
- D’enregistrer et trier le courrier entrant de la sous-préfecture ;
- De tenir l’agenda de la sous-préfète, planifier et organiser ses déplacements ;
- De planifier, organiser et assurer le suivi des participants aux réunions organisées par ou pour la sous-préfète ;
- D’assurer l’accueil physique des visiteurs de la sous-préfète ;
- D’assurer le traitement de dossiers ponctuels, notamment les affaires réservées en lien avec le secrétaire général de la sous-préfecture ;
- De préparer et d’archiver les dossiers particuliers de la sous-préfète ;
- De suivre les centres de coûts budgétaires de la sous-préfecture, gérer les stocks de fournitures et équipements ainsi que procéder à leur renouvellement dans les temps, en lien avec le secrétaire général de la sous-préfecture ;
- De suivre les dossiers de distinctions honorifiques ;
- De procéder, ponctuellement, à des remplacements à l’accueil physique et téléphonique des usagers de la sous-préfecture.
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : Poste requérant une discrétion professionnelle de tous les instants, ainsi qu’une forte disponibilité et réactivité. Poste impliquant une interface avec de nombreux acteurs et décideurs locaux, ainsi que leurs secrétariats.
Liaisons hiérarchiques : La sous-préfète.
Liaisons fonctionnelles : Le secrétaire général de la sous-préfecture; Le secrétariat de Monsieur le préfet, de la directrice de cabinet, du secrétaire général de la préfecture et des sous-préfètes; Les secrétariats des autres administrations du département, des élus ainsi que des partenaires.
Connaissances techniques
- Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise à acquérir
- Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise requis
- Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau initié à acquérir
- Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis
- Savoir travailler en équipe : niveau pratique requis
- Savoir rédiger : niveau pratique requis
- Avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique requis
- Savoir être : niveau maîtrise requis
- Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis
- Savoir communiquer : niveau pratique requis
- Savoir accueillir : niveau maîtrise requis
- Savoir s'exprimer oralement : niveau pratique requis
- Autres : Connaissance des distinctions et décorations officielles