Assistant(e) particulier(ère) de la sous préfète de Thiers

Assistant(e) particulier(ère) de la sous préfète de Thiers

Fonction publique d'État, catégorie C (employé). Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels.

Responsabilités principales

• D’assurer le secrétariat de la sous-préfète (rédaction de courriers, mise en forme de documents) et filtrer les appels téléphoniques.
• D’enregistrer et trier le courrier entrant de la sous-préfecture.
• Tenir l’agenda de la sous-préfète, planifier et organiser ses déplacements.
• Planifier, organiser et assurer le suivi des participants aux réunions organisées par ou pour la sous-préfète.
• D’assurer l’accueil physique des visiteurs de la sous-préfète.
• D’assurer le traitement de dossiers ponctuels, notamment les affaires réservées en lien avec le secrétaire général de la sous-préfecture.
• Préparer et d’archiver les dossiers particuliers de la sous-préfète.
• Suivre les centres de coûts budgétaires de la sous-préfecture, gérer les stocks de fournitures et équipements ainsi que procéder à leur renouvellement dans les temps, en lien avec le secrétaire général.
• Suivre les dossiers de distinctions honorifiques.
• Procéder ponctuellement à des remplacements à l’accueil physique et téléphonique des usagers de la sous-préfecture.

Compétences requises

• Connaissances techniques :
• Connaître l’environnement professionnel (niveau maîtrise à acquérir).
• Compétences en informatique bureautique (niveau maîtrise requis).
• Compétences budgétaires et comptables (niveau initié à acquérir).

Savoir-faire

• Savoir s'organiser (niveau maîtrise requis).
• Savoir travailler en équipe (niveau pratique requis).
• Savoir rédiger (niveau pratique requis).
• Avoir l’esprit de synthèse (niveau pratique requis).

Savoir-être

• Avoir le sens des relations humaines (niveau maîtrise requis).
• Savoir s'adapter (niveau maîtrise requis).
• Savoir communiquer (niveau pratique requis).Savoir accueillir (niveau maîtrise requis).
• Être capable de s'exprimer oralement (niveau pratique requis).
• Connaissance des distinctions et décorations officielles.

Conditions particulières d'exercice

Poste requérant une discrétion professionnelle de tous les instants, une forte disponibilité et réactivité. Interface avec de nombreux acteurs et décideurs locaux, ainsi que leurs secrétariats.

Lieu d'affectation

Sous-préfecture de Thiers, 26 rue de Barante 63300 Thiers, Puy de Dôme, France.

Contact

SG de la SP, /