Assistant en gestion administrative et financière H/F

Contexte

L'IRD est une organisme de recherche public français pluridisciplinaire qui, depuis près de 80 ans, s'engage dans des partenariats équitables avec les pays du Sud et dans les Outre-mer français. Acteur de l'agenda international pour le développement, ses priorités s'inscrivent dans la mise en oeuvre des Objectifs de développement durable (ODD). Ensemble, scientifiques et partenaires de l'Institut proposent des solutions concrètes pour répondre aux défis globaux auxquels les sociétés et la planète font face. Cette relation gagnante-gagnante fait de la science et de l'innovation des leviers majeurs du développement. L'Institut est placé sous la double tutelle du ministère chargé de l'Enseignement supérieur et de la Recherche et de celui chargé des Affaires Étrangères.

Responsabilités

Vous serez affecté au service financier de la DRSE de l'IRD et assurerez, pour 50% de votre temps de travail, l'instruction et le suivi des actes de gestion liés aux domaines comptables et financiers et des actes de gestion liés aux missions et voyages. Vous devrez créer et consolider un lien de proximité avec les structures rattachées à la délégation. Vous interviendrez, pour les autres 50% de votre temps, au sein des unités de recherche du site d'Aix Marseille, pour une période donnée. Les interventions couvriront tous les actes de gestion financière courante relevant des différentes tutelles du laboratoire concerné, dans le respect des règles et des procédures propres à chacune. Ce poste implique par conséquent une grande mobilité et une grande disponibilité, étant amené à vous déplacer sur l'ensemble des sites d'Aix Marseille.

Activités DRSE

• Assurer l'organisation, la gestion, le suivi des commandes
• Instruire les dossiers
• Assurer et contrôler la saisie des factures après rapprochement et vérification des pièces
• Assurer la gestion de la clôture des exercices budgétaire
• Savoir organiser le classement et la conservation des documents et informations
• Reporting
• Être force de proposition dans la résolution de dossiers sensibles
• Établir des ordres de déplacement selon les demandes de missions
• Organiser les voyages en optimisant le trajet aux conditions économiques les plus favorables
• Être un véritable relai auprès des agents et structures de l'Institut pour rendre compte de l'état d'avancement des dossiers et faciliter leurs démarches

Compétences requises

• Maîtriser l'organisation et les techniques liées aux domaines financiers et comptables.
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, messagerie...) et les logiciels courants de gestion.
• Savoir rédiger des courriers administratifs.
• Connaître la réglementation de base des domaines traités.
• Savoir conseiller les personnels sur des questions diverses dans un contexte parfois complexe.
• Savoir organiser son activité en tenant compte des échéances et des imprévus.
• Savoir rendre compte et travailler en équipe.

Aptitudes

• Polyvalence, réactivité et rigueur
• Autonomie et discrétion
• Goût pour le travail en équipe
• Sens de l'initiative
• Capacités rédactionnelle et relationnelle
• Sens de la diplomatie