Assistant-e en gestion administrative H/F

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie A (cadre)

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Direction et pilotage des politiques publiques - Chargée / Chargé de la coordination administrative

Vacant

Assistant-e en gestion administrative H/F

Le Centre national de la recherche scientifique est un organisme public de recherche pluridisciplinaire placé sous la tutelle du ministère de l'Enseignement supérieure et de la Recherche. Créé en 1939 et dirigé par des scientifiques, il a pour mission de faire progresser la connaissance et être utile à la société dans le respect des règles d'éthique, de déontologie et d'intégrité scientifique.

Mission :
Assurer et optimiser la gestion administrative de l'activité de l'équipe de direction ; coordonner la gestion des ressources humaines avec les tutelles ; assurer le secrétariat et être le point de contact pour la gestion de toutes les relations externes de l'entreprise et internes avec les agents de l'IHP.
Activité :
- Gérer les appels, les mails, l'agenda du directeur,
- Organiser des événements, réunions et les déplacements de la direction
- Suivre les dossiers et assurer le bon traitement des urgences
- Instruire les demandes et assurer le relais avec les partenaires extérieurs
- Archiver les dossiers traités tant physiquement que numériquement selon les règles de l'art
- Rédiger des mails, des courriers ou des comptes-rendus de réunions et les diffuser
- Participer à la communication interne et externe
- Réaliser des tableaux de bords de suivi
- Coordonner la logistique des recrutements et des formations,
- Suivre administrativement la gestion des personnels (organigramme, congés, calendrier des entretiens annuels ¿)
- Gérer les accès aux outils de l'IHP (déclaration dans les annuaires, RESEDA, gestion des listes de diffusion, gestion des droits d'accès etc.)

Le Centre national de la recherche scientifique est l'une des plus importantes institutions publiques au monde : femmes et hommes (plus de 1 000 laboratoires et 200 métiers), en partenariat avec les universités et les grandes écoles, y font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l'Univers et le fonctionnement des sociétés humaines. Depuis plus de 80 ans, y sont développées des recherches pluri et interdisciplinaires sur tout le territoire national, en Europe et à l'international. Le lien étroit que le CNRS tisse entre ses missions de recherche et le transfert vers la société fait de lui un acteur clé de l'innovation en France et dans le monde. Le partenariat qui le lie avec les entreprises est le socle de sa politique de valorisation et les start-ups issues de ses laboratoires (près de 100 chaque année) témoignent du potentiel économique de ses travaux de recherche.

Contexte :
Fondé en 1928 et situé au 11 rue Pierre et Marie Curie 75005 Paris, l'Institut Henri Poincaré est une unité d¿appui et de recherche CNRS - Sorbonne Université, dédiée aux mathématiques et à la physique théorique. Structure d¿accueil ayant pour missions de favoriser les échanges scientifiques au niveau international et les interactions entre disciplines scientifiques, de conserver et développer des collections documentaires et patrimoniales, et de contribuer à la diffusion des connaissances scientifiques et aux interactions avec la société, l'IHP met à disposition les ressources appropriées, conçoit et met en œuvre des activités à l'interface entre sciences, culture et société. L'IHP est organisé en trois départements : Bibliothèque, Centre Émile Borel, Maison Poincaré, et trois pôles supports : Accueil et logistique, finances, multimédia.
La direction supervise l'ensemble des services de l'IHP et est composé d'une Directeur, d'une Directrice Adjointe, d'une Secrétaire Générale et d'un.e assistant.e de direction
Competence :
Savoirs/connaissances
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur,
- Techniques de communication,
- Méthodes de classement, numérisation et archivage
- Expertise des outils bureautiques
- Techniques de management
- Gestion des groupes et des conflits
- Notions de droit public et droit des contrats
- Environnement et réseaux professionnels
- Méthodologie de conduite de projet
- Techniques d'élaboration de documents
- Connaissances budgétaires générales
- Notions de finances publiques
- Connaissance générale des ressources humaines
- Langue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Savoir-faire
- Réaliser des synthèses
- Rechercher et fiabiliser l'information
- Rédiger des rapports ou des documents
- Créer les conditions favorables à un entretien
- Conduire des entretiens
- Déléguer et évaluer
- Encadrer / Animer une équipe
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
- Élaborer des éléments de langage
- Concevoir des tableaux de bord
Savoir-être
- Fiabilité,
- Rigueur,
- Sens accru de l¿accueil et du relationnel,
- Réactivité
- Autonomie

Oui

Campgane hiver 2026

Europe, France, Île-de-France, Paris (75)

PARIS CEDEX 05

75221 PARIS CEDEX 05 (France)

Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Comptabilité, gestion

Français (Seuil)