Assistant·e en gestion administrative

La personne recrutée sera affectée au sein de la Direction de la recherche.

Missions et activités du poste Rattaché·e à la Directrice de la Recherche et en lien avec le Chargé d’aide au Pilotage de la Recherche, vous coordonnerez et/ou réaliserez, de manière polyvalente et autonome, dans des contextes nationaux et internationaux, des activités de gestion administrative, financière, juridique et/ou de ressources humaines. Par ailleurs, ces missions requièrent autonomie et réactivité, ainsi qu’une grande capacité à travailler avec de nombreux partenaires internes et externes (laboratoires, directions et services fonctionnels, ComUE / UT, autres établissements de l’enseignement supérieur, Région Occitanie, EPST, organismes de recherche...). Dans ce cadre, vos missions seront les suivantes :

Responsabilité administrative des études doctorales

• Assurer la gestion administrative et le suivi des doctorant·es.
• Instruire les dossiers de cotutelle et assurer le suivi des conventions associées.
• Mettre en œuvre les conventions de reversement avec les partenaires publics.
• Accompagner le Pôle scolarité dans le traitement des situations particulières et des dossiers complexes.
• Assurer l’instruction des contrats doctoraux et des dossiers de soutenance.
• Coordonner les demandes de confidentialité, d’embargo ou de huis clos.
• Exercer le rôle de référent·e ADUM.
• Assurer un soutien administratif aux instances du Collège Doctoral de l’Université de Toulouse.

Fonctionnement de la Direction de la Recherche

• Participer à l’élaboration et au suivi du budget de la direction.
• Produire tableaux de bord, indicateurs, bilans et statistiques.
• Alimenter les bases de données et contribuer aux enquêtes institutionnelles ainsi qu’au rapport d’activité.
• Exercer le rôle de référent·e RNSR.
• Participer à l’amélioration des procédures et outils de gestion.
• Assurer une veille réglementaire et la gestion administrative courante de la direction.

Organisation de réunions et soutien à la politique de la recherche

• Organiser les réunions et instances : planification, convocations, préparation des supports, comptes rendus et suivi des actions.
• Assurer la coordination logistique de la Direction de la Recherche

Interface avec les autres services et organismes

• Assurer les relations avec les laboratoires, écoles doctorales, partenaires et services de l’établissement.
• Informer, conseiller et accompagner les interlocuteurs dans leurs démarches.

Communication

• Diffuser les appels à projets scientifiques auprès des personnels de recherche.
• Participer à l’élaboration des supports de communication et à l’organisation des événements de la Direction de la Recherche et du Conseil Scientifique.
• Assurer la circulation de l’information entre les services et les partenaires externes.

Ces missions pourront évoluer en fonction des besoins et de l’organisation de la Direction de la Recherche.