Assistant-e en gestion administrative (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Rattaché-e à la Directrice de la Recherche et en lien avec le Chargé d'aide au pilotage de la recherche, vous assurerez des missions de gestion administrative, réglementaire et organisationnelle en interaction avec les laboratoires, services de l'établissement, écoles doctorales et partenaires institutionnels.

• Assurer la gestion administrative et le suivi des doctorant-es.
• Instruire les dossiers de cotutelle et assurer le suivi des conventions associées.
• Mettre en œuvre les conventions de reversement avec les partenaires publics.
• Accompagner le Pôle scolarité dans le traitement des situations particulières et des dossiers complexes.
• Assurer l'instruction des contrats doctoraux et des dossiers de soutenance.
• Coordonner les demandes de confidentialité, d'embargo ou de huis clos.
• Exercer le rôle de référent-e ADUM.
• Assurer un soutien administratif aux instances du Collège Doctoral de l'Université de Toulouse.

• Participer à l'élaboration et au suivi du budget de la direction.
• Produire tableaux de bord, indicateurs, bilans et statistiques.
• Alimenter les bases de données et contribuer aux enquêtes institutionnelles ainsi qu'au rapport d'activité.
• Exercer le rôle de référent-e RNSR.
• Participer à l'amélioration des procédures et outils de gestion.
• Assurer une veille réglementaire et la gestion administrative courante de la direction.

• Organiser les réunions et instances : planification, convocations, préparation des supports, comptes rendus et suivi des actions.
• Assurer la coordination logistique de la Direction de la Recherche.

• Assurer les relations avec les laboratoires, écoles doctorales, partenaires et services de l'établissement.
• Informer, conseiller et accompagner les interlocuteurs dans leurs démarches.

• Diffuser les appels à projets scientifiques auprès des personnels de recherche.
• Participer à l'élaboration des supports de communication et à l'organisation des événements de la Direction de la Recherche et du Conseil Scientifique.
• Assurer la circulation de l'information entre les services et les partenaires externes.

Ces missions pourront évoluer en fonction des besoins et de l'organisation de la Direction de la Recherche.

PROFIL RECHERCHÉ :

Profil recherché

De formation initiale niveau + 3 ou supérieure, vous bénéficiez d'une expérience dans le domaine de la gestion administrative dans l'enseignement supérieur et la recherche.

Reconnu-e pour votre sens de l'organisation et votre forte capacité d'adaptation

Votre capacité à travailler en équipe associée à votre réactivité seront des atouts déterminants pour réussir dans vos fonctions.

Compétences et connaissances attendues

• Objectifs et projets de l'établissement
• echniques de management
• Gestion des groupes et des conflits
• Organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche
• Politique de la recherche et de l'innovation
• Droit public
• Droit des contrats
• Environnement et réseaux professionnels
• Méthodologie de conduite de projet
• Techniques d'élaboration de documents
• Connaissances budgétaires générales
• Application des finances publiques à l'enseignement supérieur et à la recherche
• Techniques de communication
• Connaissance générale des ressources humaines
• Langue anglaise : B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

• Réaliser des synthèses
• Rédiger des rapports ou des documents
• Créer les conditions favorables à un entretien
• Conduire des entretiens
• Déléguer et évaluer
• Encadrer / animer une équipe
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
• Élaborer des éléments de langage
• Concevoir des tableaux de bord et de suivi

• Rigueur / fiabilité
• Réactivité
• Sens relationnel

• CDD de 12 mois, période d'essai de 2 mois.
• Date de début du contrat : 1er septembre 2026
• En fonction de la grille de rémunération fonction publique des assistant-es ingénieur-es de recherche et de formation, reprise d'ancienneté et expériences
• Horaire hebdomadaire 37h30
• Congés annuels 45 jours + RTT pour un temps plein.

Informations complémentaires

• Conditions de vie au travail et modalités d'organisation du travail attractives
• Possibilité de temps plein sur 4,5 jours
• Possibilité de télétravail jusqu'à 2 jours par semaine après période d'intégration
• Protection Sociale Complémentaire obligatoire avec prise en charge à 50% du régime socle.
• Forfait mobilité durable - covoiturage et vélo - et/ou prise en charge des transports en commun à hauteur de...