Assistant.e de formation

Notre startup #EdTech / #JobTech (notre mission: favoriser l’insertion professionnelle grâce à l’éducation) est à la recherche d'un.e assistant.e de direction et vie de campus pour renforcer son équipe parisienne.

L’entreprise

Rocket School est une école de marketing et de vente nouvelle génération. Issue de l’Économie Sociale et Solidaire, l’école est financée, recrute sur la personnalité (sans condition de diplôme), forme de façon ultra-opérationnelle et place ses étudiant.e.s dans les plus belles startups. Sa pédagogie est fortement inspirée du learning by doing. Nous affichons un taux de réussite et d’insertion professionnelle de 97%.

Rocket School est présente sur 10 campus Paris, Lyon, Marseille, Montpellier, Nantes, Nice, Lille, Toulouse et Bordeaux & Strasbourg.

Enjeux du poste

L’Assistant.e de formation assure le bon fonctionnement administratif et logistique des formations.

Il/elle contribue à la qualité de l’expérience apprenante et formateur, garantit la conformité des dossiers, et soutient les équipes pédagogiques dans le déploiement fluide des parcours de formation, en alternance comme en reconversion. Il/elle devra se coordonner avec le manager formation sur les équipes à assister durant les périodes charnières (onboardings, offboardings, épreuves) et sera amené à travailler sur les deux campus parisiens (12ème et 18ème arrondissements).

1. Accueil, information et qualité de service

• Être un point d’entrée accueillant, disponible et fiable pour les apprenants et les formateurs.

• Assurer une communication claire, engageante et proactive à chaque étape du parcours.

• Anticiper les besoins et questions afin d’offrir une expérience sans friction.

• Contribuer à installer un climat de confiance et de sérénité sur le campus et à distance.

2. Gestion administrative des formations

• Constituer, suivre et sécuriser les dossiers apprenants

• Remplir les outils de reporting avec fiabilité

• Gérer et contrôler avec le responsable formation les émargements (présentiel et distanciel) en assurant une traçabilité irréprochable en suivant le process groupe

• Préparer et diffuser les documents administratifs (convocations, attestations, certificats) dans des délais maîtrisés.

• Assurer le suivi des outils de reporting

3. Coordination opérationnelle et logistique des formations

• Préparer chaque session comme un temps fort d’accueil et d’apprentissage :- salles prêtes et adaptées,- outils fonctionnels,- informations pratiques transmises en amont.

• Coordonner les aspects logistiques en lien avec les équipes pédagogiques et les formateurs.

• Gérer les imprévus avec calme, réactivité et sens du service afin de préserver la qualité de l’expérience.

• Assurer le suivi des outils de reporting

4. Faciliter le parcours et le suivi des apprenants

• Accueillir, informer, renseigner les étudiants, répondre à leurs besoins ou les orienter vers le service approprié

• Identifier les problèmes en amont et être force de propositions pour les solutions

• Garantir la transmission des informations entre les différentes entités locales et nationales

• Assurer un suivi régulier des situations nécessitant une attention particulière.

• Contribuer avec le responsable formation à la fluidité du parcours apprenant, de l’entrée en formation jusqu’à la sortie.

• Être l'interface de référence des groupes d’apprenants attribués : constitution des listes, accompagnement des apprenants, présentation et rappel systématique des règles de fonctionnement, explicitation des attentes, gestion des incompréhensions, tensions ou conflits mineurs, suivi des incidents pédagogiques remontés par les intervenants

• Contrôle systématique des présences (émargement matin / après-midi)

• Relance immédiate des absents et retardataires

• Garant du cadre réglementaire et de l’application de règlement intérieur et du règlement des études

• Organisation des comités éducatifs (envoi des convocations, relevé de décisions, notification de décisions…)

• Coordination avec l’équipe pédagogique

• Assurer le suivi des outils de reporting

5. Relation et accompagnement des formateurs

• Accueillir les formateurs comme des partenaires clés de l’expérience de formation.

• Faciliter leur intégration et leur quotidien administratif et logistique.

• Coordonner les activités des formateurs et assurer le relai auprès des responsables formation

• Préparation et affectation des feuilles de suivi de cours

• Contrôler la transmission des plannings aux intervenants

• Assurer le suivi des outils de reporting

6. Appui aux équipes pédagogiques et qualité

• Soutenir les quatre responsables formation dans la préparation des jurys, soutenances et temps forts pédagogiques.

• Contribuer avec le manager et les responsables pédagogiques aux démarches qualité et aux audits, en assurant une organisation rigoureuse et lisible.

• Participer avec le manager à l’amélioration continue des process, dans une logique de simplification et de qualité de service.

Profil recherché

• Tu es organisé.e et autonome

• Tu as un excellent relationnel et une vraie aisance humaine

• Tu es orienté.e résultats

• Tu aimes être au contact des gens

• Tu sais gérer les imprévus sans paniquer

• Tu es dynamique, réactif.ve et polyvalent.e

• Tu es à l’aise dans des environnements rapides et en mouvement

Le poste :

• CDI 39h/semaine

• À pourvoir dès que possible

• 25 000€ brut anuel

• 6 semaines de congés

• 11€/jour de ticket restau avec la carte Swile

• Frais de transport remboursés à 50%

• Mutuelle remboursée à 50%