Assistant(e) de direction & secrétariat juridique (h/f) - siège - cdi
BTP CFA Auvergne Rhône-Alpes est un acteur majeur de la formation aux métiers du Bâtiment et des Travaux Publics en région. L'Association accompagne chaque année plus de apprentis au sein de ses 11 établissements et s'appuie sur une organisation structurée regroupant environ 620 salariés.
Son fonctionnement repose notamment sur des instances de gouvernance (Conseil d'Administration, Bureau) et une Direction Générale assurant le pilotage stratégique et opérationnel de l'ensemble des activités.
Dans ce cadre, le siège de l'Association recrute un(e) Assistant(e) de Direction & Secrétariat Juridique afin d'assurer la continuité et la qualité du fonctionnement administratif de la Direction Générale, des instances de gouvernance et des activités de secrétariat juridique, dans le cadre du départ à la retraite de l'assistante en poste.1. Organisation et suivi des instances de gouvernance
Assurer l'interface entre la Direction Générale, les administrateurs et les interlocuteurs internes et externes ;Organiser les réunions des instances (convocations, suivi des réponses, centralisation et préparation administrative des dossiers, logistique, accueil) ;Participer à la préparation des projets d'ordre du jour et des trames de procès-verbaux ;Centraliser, organiser et mettre à disposition les documents des instances sur les espaces documentaires dédiés ;Assurer le suivi des présences, pouvoirs et absences excusées, ainsi que la préparation des feuilles d'émargement ;Participer à la prise de notes lors des réunions des instances (Conseil d'Administration, Bureau) ;Assurer la tenue, la signature et l'archivage des procès-verbaux ;Vérifier et suivre les frais des administrateurs ;Apporter un appui administratif au Président et au Vice-Président.2. Secrétariat juridique et gestion administrative des procédures disciplinaires
Assurer un appui administratif quotidien au Responsable du service juridique dans le suivi des dossiers et activités du service ;Assurer la préparation et le suivi administratif des procédures disciplinaires apprenants ;Préparer, mettre en forme et envoyer les convocations et notifications ;Constituer, suivre et archiver les dossiers disciplinaires ;Assurer le suivi des échéances procédurales ;Assurer la tenue et la mise à jour des tableaux de suivi des décisions disciplinaires ;Participer à la relecture des procès-verbaux disciplinaires ;Garantir la traçabilité et la sécurisation documentaire des dossiers.3. Gestion administrative et circulation de l'information
Gérer le courrier entrant et sortant (réception, traitement, suivi) ;Garantir l'accueil physique et téléphonique du siège ;Rédiger et mettre en forme les documents administratifs, institutionnels et supports de présentation (courriers, notes, tableaux, Power
Point) ;Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et juridiques ;Participer à la mise en œuvre et à l'amélioration continue des procédures administratives.4. Organisation logistique et appui à la Direction
Organiser la logistique des réunions et événements du siège ;Assurer la gestion des commandes de fournitures et petits équipements dans le respect des procédures et budgets ;Préparer le relevé de décisions du CODIR ;Vérifier et suivre les frais des directeurs.5. Gestion de l'intendance et suivi administratif spécifique
Suivre les besoins liés au fonctionnement des locaux ;Coordonner les interventions des prestataires externes (ménage, maintenance, fournituresp>Assurer le traitement des contraventions (collecte des éléments, déclaration sur plateforme ANTAI) ;Assurer le suivi administratif de la GED, des bons de commande et des factures du service.6. Participation aux projets
Contribuer aux projets du siège et/ou régionaux ;Participer à l'amélioration continue des pratiques administratives et organisationnelles.
1. Organisation et suivi des instances de gouvernance
Assurer l'interface entre la Direction Générale, les administrateurs et les interlocuteurs internes et externes ;Organiser les réunions des instances (convocations, suivi des réponses, centralisation et préparation administrative des dossiers, logistique, accueil) ;Participer à la préparation des projets d'ordre du jour et des trames de procès-verbaux ;Centraliser, organiser et mettre à disposition les documents des instances sur les espaces documentaires dédiés ;Assurer le suivi des présences, pouvoirs et absences excusées, ainsi que la préparation des feuilles d'émargement ;Participer à la prise de notes lors des réunions des instances (Conseil d'Administration, Bureau) ;Assurer la tenue, la signature et l'archivage des procès-verbaux ;Vérifier et suivre les frais des administrateurs ;Apporter un appui administratif au Président et au Vice-Président.2. Secrétariat juridique et gestion administrative des procédures disciplinaires
Assurer un appui administratif quotidien au Responsable du service
