Assistant(e) de Direction Polyvalent(e) & Administration

DIRECTION GENERALE :

• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant ainsi que de la messagerie électronique.

• Réceptionner, orienter et filtrer les appels téléphoniques.

• Accueillir les visiteurs et les interlocuteurs internes et externes.

• Gérer les agendas et organiser les rendez-vous.

• Assurer la mise en forme, la diffusion, le classement et l'archivage des documents administratifs.

• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous.

• Assurer le suivi administratif des conventions de partenariat.

• Participer à la gestion documentaire et à l'archivage.

• Assurer la gestion des fournitures et des équipements de bureau.

• Gérer les réservations de salles de réunion.

• Assurer la continuité de service du secrétariat général en l’absence de la responsable des affaires générales.

DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES NON MEDICALES :

• Prise de rendez-vous et gestion des agendas.

• Mise en forme, traitement, diffusion, classement et reproduction des documents (rapports, courriers, notes de service ou d’information).

• Gestion des stages : accueil physique et téléphonique, réception et traitement des demandes, interface avec les structures scolaires, IFAS et IFSI et organisation des stages collectifs.

• Suivi des dossiers de protection fonctionnelle.

DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES MEDICALES :

• Organisation des rendez-vous et des réunions.

• Mise en forme et diffusion des notes d’information.

INSTANCES :

• Préparation et participation à la CSIRMT (convocations, OJ, CR).

• Envoi des documents relatifs aux instances (convocations, OJ) : CSE, F3SCT, COPIL médico-économique et Commission d’Hémovigilance.

Contraintes et difficultés du poste:

– Polyvalence et réactivité au quotidien.

Compétences requises sur le poste:

– Maîtrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat.

– Excellente expression orale et écrite.

– Sens de l’organisation et de l’accueil.

– Connaissance des méthodes de classement et d’archivage.

– Capacité à la mutualisation et au travail en coordination avec la Secrétaire Générale.

Le savoir-faire /savoir-être:

– Discrétion et diplomatie.

– Aisance relationnelle.

– Autonomie.

– Esprit de synthèse.

– Rigueur.

– Réactivité.

– Disponibilité.

– Aptitude au travail en équipe.

Un niveau BAC à BAC+2 est souhaité dans la mesure du possible ainsi qu'une première expérience serait appréciée

Temps de travail et amplitude horaire : 100 % (du lundi au vendredi) /09h -17h / 10h-18h