AGENT ADMINISTRATIF À LA DIRECTION DES AFFAIRES MÉDICALES - H/F

• Gestion de la formation médicale continue
• Secrétariat de direction, réception téléphonique et mail, prise de rendez-vous, rédaction de courriers
• Gestion des instances médicales
• Plannings de garde et permanence des soins
• Gestion statutaire et administrative des praticiens : suivi des carrières, recrutements, nominations, avancements, renouvellements de contrats, gestion des absences (congés, arrêts maladie, etc.)
• Organisation du temps médical : élaboration et suivi des plannings, tableaux de service, permanence des soins, gardes et astreintes, en lien avec les chefs de pôle et chefs de service
• Gestion des recrutements médicaux : identification des besoins en effectifs, publication des offres, relation avec les candidats, gestion des commissions de recrutement, rédaction et signature des contrats
• Suivi de la formation médicale continue : recueil des besoins, planification des actions de formation, suivi budgétaire et administratif (DPC, financements, etc.)
• Appui au pilotage médical : participation à l'élaboration du projet médical, suivi des indicateurs d'activité médicale, appui aux travaux de la CME et autres instances médicales
• Veille réglementaire et application des textes relatifs à la fonction publique hospitalière et aux statuts des personnels médicaux
• Interface entre la direction générale, les professionnels médicaux et les instances (CME, ARS, CNG, etc.), garantissant un dialogue fluide et conforme aux règles en vigueur

Missions principales

• o Assurer l'enregistrement et la mise à jour des congés formation dans les tableaux de suivi dédiés.
• o Rédiger et transmettre les demandes de prise en charge des frais de formation auprès des organismes compétents.
• o Effectuer le contrôle des justificatifs et des frais engagés dans le cadre des formations, et procéder à la mise en paiement en lien avec le service financier.
• o Mettre à jour régulièrement les tableaux de suivi de la formation, permettant un pilotage précis de l'activité.
• o Gérer le paiement des factures adressées par les organismes de formation, en lien avec le service comptable et dans le respect des délais.
• o Assurer l'accueil téléphonique : réception et transmission des appels, prise de messages.
• o Gérer le tri et la répartition du courrier entrant et sortant.
• o Organiser les plannings et assurer la prise de rendez-vous selon les priorités définies.
• o Effectuer la réservation de véhicules pour les déplacements professionnels.
• o Rédiger, mettre en forme et envoyer les courriers relevant de la D.A.M.
• o Participer à l'organisation des réunions : convocations, logistique, rédaction et diffusion des comptes rendus.
• o Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs.
• o Enregistrer les documents administratifs dans les dossiers des médecins (contrats, décisions, conventions, etc.), en lien avec les services compétents (ex. : C.N.G.).
• o Suivre les commandes de fournitures et de matériel (petit et gros équipement), en lien avec les services achats/logistique.
• o Organiser et assurer le suivi logistique et administratif des réunions de la Commission Médicale d'Établissement, de la Commission Relative à l'Organisation et à la Permanence des Soins et de la commission de formation (convocations, préparation des salles, diffusion de l'ordre du jour).
• o Assurer la rédaction, la validation et la diffusion des comptes rendus de séance dans les délais impartis.
• o Veiller à la bonne transmission des documents et des avis aux instances concernées (direction, présidence de CME, .)
• o Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des documents relatifs à la CME (comptes rendus, documents de travail, décisions).
• o Participer au suivi des actions décidées en CME, en lien avec les services concernés (direction, pôles, instances, etc.).

PLANNINGS DE GARDE ET PERMANENCE DES SOINS

• o Participer à la définition des besoins en ressources médicales afin d'assurer la permanence des soins, en lien étroit avec le responsable du service.
• o Assurer la recherche de praticiens remplaçants, via les canaux appropriés (contacts directs des remplaçants, agence de travail temporaire,..)
• o Procéder à l'élaboration des contrats de travail dans le respect de la réglementation en vigueur.
• o Organiser la logistique liée aux remplacements : réservation de logement, transmission des informations aux services concernés.
• o Assurer le suivi des tableaux de bord relatifs aux remplaçants.

Missions spécifiques en lien avec la qualité