Assistant(e) de direction (H/F)

CDD temps complet jusqu'au 10 avril 2026 (renouvellement possible).

BAC+2 et/ou BAC avec une expérience professionnelle dans un emploi de secrétariat (la connaissance du secteur est un plus)

La secrétaire de direction assure des tâches complexes liées au secrétariat de direction. Elle seconde le directeur dans les tâches liées à l'organisation et la coordination de son action. La fonction implique une étroite collaboration avec son supérieur hiérarchique dont elle organise et coordonne les activités.

Partenaire clé, elle prend en charge des missions très larges et variées: gestion du quotidien, administratif, courrier, planning, communication, relation avec le siège social etc.

Interface entre l'intérieur et l'extérieur, elle gère les demandes de rendez-vous tout en traitant des documents confidentiels.

La secrétaire de direction assiste l'équipe de direction. Elle partage son temps entre les travaux de secrétariat, la préparation de dossiers, l'organisation et le suivi d'agendas, la réception et le filtrage des appels téléphoniques. Ceci à partir de simples consignes orales ou écrites. Elle assure donc un travail de :

Secrétariat de direction :

• Ouvre et enregistre le courrier des trois structures qui sera visé par la direction avant dispatching auprès des divers services.
• Saisie, enregistre et classe tous les courriers à destination de l'ASEI, de la DIRRECTE, du Conseil Départemental, de la Mairie, de l'ARS, de l'éducation Nationale et tout courrier émanant de la direction.
• Met à jour les documents réglementaires du CMPP et du Centre, en lien avec la direction : projet d'établissement, livret d'accueil, règlement de fonctionnement, fiches de poste etc.
• Prépare avec la direction les divers rapports d'activités, les rapports de rentrée, ceux du CAP etc.
• Rédige les comptes rendus des réunions institutionnelles auxquelles elle participe (réunion générale, de services, CVS, CHSCT.)
• Recueille les informations écrites et rédige les procédures de signalement ou information préoccupante.
• Renseigne et rédige les enquêtes : MDPH, éducation nationale, ARS.

Organisation et gestion :

• Au niveau des élections : CE, DP, CHSCT, CVS.
• Est responsable de l'affichage obligatoire - institutionnel sur les structures et de leur suivi.
• Elabore des tableaux et graphiques mensuels de l'activité par service du CMPP.
• S'occupe de la mise à jour du fond documentaire nécessaire à l'information de la direction.
• Gère le classement des documents officiels du siège, de l'ARS. - Organise l'accueil des stagiaires du secrétariat.

Ressources humaines :

• Coordonne les services secrétariat du CMPP et du Centre Lagarrigue.
• Gère les dossiers de Médailles du travail.
• Accueille les nouveaux embauchés, les stagiaires et les rendez vous du directeur.
• Convoque et reçoit les candidatures retenues par la direction.

Dans des situations exceptionnelles : absence des membres de la direction ou urgence, elle a délégation pour assurer les réorganisations internes nécessaires visant au maintien de l'organisation des services, et doit en rendre compte dès que possible.

Transdisciplinarité:

• Participe aux réunions institutionnelles
• Participe aux groupes de démarche qualité

Elle a obligation de signalement au médecin et à la direction de toute situation de risques de maltraitance ou de maltraitance avérée selon la procédure ASEI. Celle-ci relève de sa responsabilité personnelle.

Savoir :

• Connaissances du secteur médico-social,
• Connaissance des réglementations,
• Utilisation des outils de gestion,

Savoir-faire :

• Clarté dans l'expression écrite, orale et le renseignement dispensé aux interlocuteurs,
• Savoir hiérarchiser et prioriser ces activités,
• Maitriser les outils bureautique et internet,
• Organiser une veille juridique et réglementaire,
• Savoir former ses éventuels remplaçants, Savoir-être