Assistant(e) de direction H/F

Description:

Nous recrutons pour un de nos clients spécialisé dans le secteur aéronautique, un.e Assistant de direction H/F.

Votre mission

En tant que point central de contact pour les trois services et leurs managers, vous aurez un rôle clé pour assurer le bon fonctionnement quotidien et la coordination des activités, incluant :

Coordination du déménagement

• Être l’interlocuteur principal pour le déménagement vers un nouveau bâtiment.
• Coordonner les plans d’étage, l’attribution des bureaux et la distribution des casiers.
• Assurer la liaison avec les services généraux et IT pour garantir la fonctionnalité de tout le matériel.
• Communiquer clairement les échéanciers et la logistique du déménagement à l’ensemble de l’équipe.

Gestion des déplacements et des notes de frais

• Organiser les déplacements nationaux et internationaux (vols, trains, hôtels, locations de voitures) conformément à la politique Airbus.
• Assurer le suivi et le traitement complet des notes de frais avec précision.

Gestion des agendas et calendriers

• Gérer les agendas complexes des chefs de service et responsables des trois secteurs.
• Prioriser les réunions, résoudre les conflits de planning et préparer la documentation nécessaire.

Soutien logistique pour ateliers et événements

• Organiser les ateliers, séminaires hors site et assemblées générales.
• Gérer les salles, la restauration, l’installation technique et le matériel.
• Coordonner les intervenants et les badges visiteurs.

Administration & gestion des outils

• Saisir et mettre à jour les données dans les outils et bases Airbus.
• Gérer les fournitures de bureau pour les trois départements.
• Superviser les tâches administratives courantes, y compris l’accueil et l’intégration des nouveaux employés.

Profil recherché

Expérience et compétences :

• Expérience préalable en tant que Team Assistant ou Office Manager dans une grande entreprise industrielle ou multinationale.
• Expérience en accompagnement au changement ou gestion de déménagements (un plus).
• Connaissance des outils Airbus et maîtrise de Google Workspace et/ou Microsoft Office.
• Gestion efficace des stakeholders et capacité à prioriser pour une équipe de 100 personnes.

Langues :

• Anglais courant (C1) obligatoire
• Français courant (C1) obligatoire
• Autres langues : un plus

Qualités personnelles :

• Structuré(e), organisé(e) et autonome
• Flexible et capable de gérer la pression et les priorités
• Excellentes capacités de communication et orienté(e) service/solution
• Positif(ve) et capable d’adapter son discours selon les interlocuteurs