Assistant(e) de Direction (H/F)
Assistant(e) de Direction
Secrétariat du Maire et de la Direction Générale des Services
Rejoignez une collectivité dynamique et engagée
Commune attractive de l'Aire Toulonnaise, La Farlède place la qualité du service public, la proximité avec les habitants et l'engagement citoyen au cœur de son action.
Afin d'accompagner le Maire, les élus et la Direction Générale des Services dans leurs missions quotidiennes, la Ville recrute un(e) Assistant(e) de Direction afin d'accompagner l'équipe administrative déjà présente dans sa phase de mue.
Ce poste à forte dimension relationnelle offre une véritable diversité de missions. En plus des fonctions d'assistance administrative et organisationnelle, vous participerez activement à la vie institutionnelle de la commune, à l'organisation de manifestations municipales et à l'animation du Conseil des jeunes
Votre mission
Véritable facilitateur(trice) du fonctionnement municipal, vous assurez l'interface entre les élus, les services municipaux, les partenaires institutionnels et les habitants.
Votre activité s'articule autour de deux axes complémentaires :- 75 % du temps consacré aux missions d'assistance de direction et de secrétariat ;
- 25 % du temps consacré au renfort du service Festivités et Événementiel ainsi qu'à l'animation du Conseil Municipal des Jeunes.
Assurer l'assistance administrative du Maire et de la Direction Générale des Services
Vous assurez le secrétariat quotidien des élus et de la Direction en veillant à la fluidité des échanges et au bon déroulement des activités administratives.
À ce titre, vous êtes chargé(e) notamment de :- Organiser et coordonner les agendas du Maire, des élus et de la Direction Générale des Services ;
- Planifier les rendez-vous, réunions et déplacements ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat ;
- Réceptionner, enregistrer et assurer la diffusion du courrier ;
- Préparer, rédiger, mettre en forme et diffuser différents documents administratifs ;
- Réaliser les comptes rendus, notes, courriers et documents de travail ;
- Assurer le suivi administratif de dossiers transversaux ;
- Établir les bons de commande et assurer le suivi des dépenses liées au service ;
- Mettre à jour les tableaux de suivi et bases de données administratives ;
- Classer et archiver les documents sous format papier et numérique
Participer au rayonnement de la commune à travers les manifestations municipales
En complément de vos fonctions administratives, vous apportez un appui au service Festivités et Événementiel lors de la préparation et de la mise en œuvre de manifestations communales.
Vous participez notamment :- À l'organisation des cérémonies patriotiques ;
- À la préparation des inaugurations et poses de première pierre ;
- Aux cérémonies d'accueil des nouveaux arrivants ;
- À la cérémonie annuelle des vœux ;
- Aux réunions publiques ;
- Aux manifestations institutionnelles et protocolaires de la collectivité.
- Élaboration et suivi des invitations ;
- Gestion des listes protocolaires ;
- Relations avec les partenaires et prestataires ;
- Préparation des supports nécessaires aux cérémonies ;
- Coordination avec les services municipaux mobilisés ;
- Suivi administratif des manifestations.
Animer et coordonner le Conseil Municipal des Jeunes
La participation citoyenne des jeunes constitue un axe important de la politique municipale.
À ce titre, vous assurez le suivi et l'animation du Conseil Municipal des Jeunes (CMJ) en lien avec les élus référents.
Conditions d'exercice- Poste à temps complet ;
- Affectation au sein du secrétariat du Maire et de la Direction Générale des Services- Horaires adaptés aux nécessités de service ;
- Disponibilité ponctuelle en soirée, le week-end ou les jours fériés lors des cérémonies et manifestations municipales ;
