Assistant-e de direction

Emploi ouvert aux agents titulaires et contractuels

A pourvoir à compter du 01/12/2025

Si CDD, 1 an renouvelable 

Catégorie : B Corps : Technicien

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

La fiche de poste est consultable sur le site de l'Université de Strasbourg
Missions : 

Le cabinet de la Présidence recherche un ou une assistant/assistante de direction

Rejoignez une équipe de 8 personnes, pour assurer l'assistanat de la nouvelle présidente de l'Université de Strasbourg, aux côtés d'une équipe de 4 autres assistantes de direction travaillant auprès des vice-présidentes et vice-présidents élus en avril 2025. 
Vous assurerez la mise en œuvre des actes administratifs et de gestion relevant de l'assistance de direction pour le cabinet de la présidence de l'Université de Strasbourg. Vous contribuerez ainsi au bon fonctionnement du cabinet et à garantir à la présidente et à l'équipe politique, les meilleures conditions d'exercice de leurs fonctions,un lien de qualité avec la communauté universitaire et les partenaires de l'université.
Au sein du cabinet de la Présidence et d'une équipe de 8 personnes, vous assurez la mise en œuvre des actes administratifs et de gestion relevant de l'assistance de direction pour le cabinet de la présidence de l'Université de Strasbourg et pour la présidente plus particulièrement.

Activités principales : 
Contribuer à l'organisation des activités de la présidente, de la directrice et du chef de cabinet et au fonctionnement du cabinet de la présidence :

• Gestion de l'agenda de la présidente et de la directrice de cabinet
• Gestion des déplacements et des missions de la présidente (de la directrice de cabinet et du chef de cabinet)
• Préparation des documents et dossiers journaliers de la présidente
• Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes
• Suivi et pré-instruction des courriels adressés à la présidente
• Préparation et rédaction de courriers et messages y compris en anglais

Activités associées : 

• Établissement de bons de commande en lien avec les gestionnaires de la direction des finances et de l'agence comptable
• Élaboration du programme hebdomadaire du ou des chauffeurs
• Classement, archivage des dossiers et documents de la présidence
• Gestion ou mise en place d'outils/ de tableaux de suivi, tableaux de bord, etc. pour assurer une traçabilité
• Assurer le soutien logistique de l'activité de la présidence et en lien avec les événements institutionnels

Connaissances professionnelles :
- Bonne connaissance de l'ESR
- Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'Université de Strasbourg
Compétences opérationnelles :
- Excellente expression orale et rédactionnelle
- Maîtrise des outils bureautiques, numériques et des logiciels spécifiques à l'activité et à l'université de Strasbourg
- Analyse, gestion et priorisation des demandes d'information
- Respect des échéances dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode
- Polyvalence
- Savoir rendre compte
La maitrise de l'anglais serait un atout; une connaissance ou une appétence pour des outils IA spécifiques à la gestion administrative seraient un plus
Compétences comportementales :
- Aptitude à travailler en équipe
- Sens du relationnel et bonne présentation
- Discrétion, sens de la confidentialité et loyauté
- Disponibilité et réactivité