Assistant(e) de copropriété

Missions principales

Accueil & secrétariat

• Gestion du courrier, des emails et des messages entrants.
• Préparation et envoi des livrets d’accueil copropriétaires.

Gestion administrative copropriété

• Mise à jour des registres (copropriétés, mandats, contacts, carnet d’entretien).
• Rédaction, mise sous pli et envoi des convocations, PV d’assemblées générales et appels de fonds.
• Suivi administratif des dossiers : contrats, assurances, sinistres, archivage.
• Gestion et relance des demandes de devis, ordres de service et interventions techniques.

Facturation & suivi comptable

• Saisie et préparation des vacations.
• Préparation des éléments pour le comptable (numérisation).
• Suivi des encaissements et relances de base pour impayés de charges.

Pilotage opérationnel & relation prestataires

• Gestion du stock de fournitures administratives et relation avec prestataires (impression, archivage).

Reporting & outils

• Mise à jour des fichiers informatiques et du CRM (adresses, mandats, états locatifs).

Relations internes

• Relation avec le gestionnaire : Vous assistez directement le gestionnaire de copropriété en préparant les dossiers, en effectuant le suivi quotidien des tâches opérationnelles et en assurant la liaison avec les propriétaires et locataires.
• Relation avec le comptable : Vous centralisez et transmettez au service comptable toutes les pièces nécessaires (factures, relevés, appels de fonds).

Conditions & avantages

• CDI, temps plein (35 h)
• Tickets restaurant / prise en charge transport / mutuelle selon la convention.
• Formation interne
• Poste à pourvoir dès que possible.

Rémunération

selon expérience, de 25 à 30 k€ annuels

Profil Recherché

• Formation : Bac + 2 à Bac+ 3 (gestion immobilière, assistanat, BTS professions immobilières….) souhaitée.
• Expérience : 1 à 3 ans idéalement en agence, syndic ou gestion locative.
• Compétences techniques : aisance CRM / logiciel de syndic (type IMMOPEN), bonnes pratiques comptables de base.
• Qualités : rigueur, sens de l’organisation, bonne communication écrite et orale, autonomie, esprit d’équipe.
• Langues : français courant ; anglais souhaité selon clientèle.