Assistant.e d'accueil et de secrétariat mixte

Au sein du ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche (MESR), le Centre national des œuvres universitaires et scolaires (Cnous) et les vingt-six Centres régionaux des œuvres universitaires (Crous) constituent un réseau dont la mission sociale s'étend à tous les services de proximité de la vie quotidienne des étudiants : accompagnement social et financier (bourses sur critères sociaux, aides financières, service social) logement, restauration, vie de campus.

Leur ambition est d'apporter aux 2,6 millions d'étudiants les mêmes chances d'accès et de réussite dans l'Enseignement supérieur : recherche d'emplois temporaires, vie de campus, accueil des étudiants étrangers, etc. Ils interviennent en relation avec de nombreux partenaires.

Le Crous de Lille-Nord-Pas-de-Calais est doté d'un budget de 100 millions d'euros et bénéficie d'un dispositif de 807 emplois (administratifs, techniques et ouvriers).

Les activités de restauration et de logement sont assurées au sein de 62 unités de gestion dont 43 résidences, 24 restaurants, 43 cafétérias, réparties sur 2 départements. L'offre en hébergement s'élève à 9935 logements, le nombre annuel de repas servis s'élève à environ 3 millions. L'académie accueille étudiants environ dont boursiers sur critères sociaux.

Sous la direction du DUG, l'assistant.e d'accueil et de secrétariat est chargé(e) de la gestion administrative du restaurant et de la résidence et d'accueillir et faciliter la vie des étudiants (contact, information, orientation, courrier, formalités administratives…).

Missions :

• Seconde les DUG dans le suivi des contrats (réception, signature des agents et transmission au Pôle Ressources Humaines du Site)
• Saisit les éléments de paie des personnels des UG en collaboration avec le Chef de Cuisine et le DUG pour transmission au site
• Veille à la transmission des informations relatives aux carrières des agents (campagnes de concours, mouvement…)
• Gère les situations d'urgence
• Peut être sollicité(e) pour participer à divers évènements ponctuels

Spécifiques au restaurant universitaire :

• Entre les menus dans I-RESTO
• Edite et imprime les menus, étiquette les plats et périphériques
• Assure l'affichage des différents supports de communication
• Veille au bon fonctionnement des caisses, Logica
• Gère la caisse du guichet (création et approvisionnement des cartes IZLY)
• Saisit les bons de commande hors alimentaire dans ORION

Spécifiques à la résidence universitaire :

• Assure les états des lieux d'entrée et de sortie, veille à l'occupation optimum de la résidence,
• Accueille les entreprises et suit la réalisation des prestations fournies,
• Participe à la sécurité des personnels et des biens,
• Vérifie les factures,
• Travaille en liaison avec les différents services du CROUS et la CAF
• Distribue le courrier des résidents
• Participe aux tâches administratives et de gestion
• Possibilité de tenir la planification des chambres

Avantages :

• 75% transport
• Participation mutuelle
• Avantages en nature repas
• Action sociale
• Formations métier
• 51 jours de congés

Connaissances :

• Qualités rédactionnelles ;
• Sens de l'organisation ;
• Capacités à gérer son temps et à organiser son travail ;
• Outils informatique et bureautique (Office 365, Word, Excel, logiciels divers…)

Compétences opérationnelles :

• Connaissances des Crous, de son fonctionnement et de la réglementation ;
• Mise en œuvre de procédures et de règles ;
• Utilisation de logiciels et applications spécifiques à l'activité (VEM, IZLY, I-RESTO, Logica, Présence, NET ENTREPRISES, ORION, Heberg3, Ebail, H3 web)

Compétences comportementales :

• Sens du service public
• Rigueur et discrétion
• Esprit d'équipe
• Réactivité
• Aisance relationnelle
• Autonomie et organisation.