Assistant(e) ADV - Accueil secrétariat F/H

Chez SLCE watermakers, nous concevons et fabriquons des solutions de dessalement et de traitement de l’eau pour les secteurs maritime, industriel et militaire. Nos équipements sont présents sur tous les océans et dans plus de 110 pays. Notre savoir-faire 100% français, notre culture d’ingénierie exigeante, et notre capacité à innover en font une entreprise reconnue à l’échelle internationale.

Pour renforcer nos équipes, nous recherchons un.e Assistant(e) ADV – Accueil Secrétariat (F/H)

Rattaché(e) :

• au Directeur Général pour les missions de secrétariat
• au Responsable commercial pour les missions d’administration des ventes

Vous assurez l’accueil physique et téléphonique ainsi que le suivi administratif et logistique des commandes.

Secrétariat (1/3)

• Accueillir les clients et les fournisseurs
• Accueil physique : faire compléter le registre d’accueil et contrôler la pièce d’identité
• S’assurer que les prestataires externes disposent d’un plan de prévention à jour
• Accueil téléphonique : orienter les appels aux bons interlocuteurs
• Gestion de la boîte e-mail générale
• Organiser les déplacements du personnel en France et à l’étranger
• Organiser l’accueil des visiteurs (restaurant, taxis…)
• Apporter un support administratif aux équipes commerciales et comptabilité (DC4, saisie factures fournisseurs…)
• Archivage des documents
• Réception, ouverture et distribution du courrier

Administration des ventes (2/3)

• Assurer le suivi des comptes clients
• Assurer le suivi administratif des commandes (facturation…)
• Organiser et suivre les opérations de livraison des commandes
• Vérifier et corriger le libellé des factures et bordereaux d’expédition
• Établir les documents administratifs d’expédition ou transmettre les informations aux prestataires externes
• Consulter les prestataires d’expédition et sélectionner le meilleur (qualité/prix)
• Informer le client des modalités pratiques de l’expédition
• Assurer la conformité des documents aux réglementations et aux contrats
• Assurer l’organisation logistique des salons
• Réaliser les DEB introduction et expédition & EMEBI
• Internes : ensemble des services, équipe commerciale, support technique, fabrication, comptabilité
• Externes : clients, fournisseurs, transitaires
• Maîtrise de l’anglais indispensable Niveau B2 min. (accueil téléphonique et présentiel)
• Formation ADV ou expérience équivalente
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques dont ERP
• Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs
• Capacité d’écoute et empathie
• Qualités orales et rédactionnelles et aptitude au travail transversal en équipe

Pré-requis

• Permis B obligatoire
• Secrétariat : Niveau N1 – Groupe B – Classe 4