Assistant(e) administration générale et moyens généraux
À propos de nous
La Communauté de communes du Liancourtois – la Vallée dorée est située en région Hauts de France, dans l’Oise, un département doté d'un patrimoine culturel et forestier unique, à 40km de Paris. Notre collectivité regroupe près de 24 000 habitants. Notre siège social est desservi par une gare et un axe routier important rendant les locaux facilement accessibles. Nous oeuvrons au quotidien pour l'intérêt général au sein d'une organisation encourageant la collaboration entre nos différents services. En nous rejoignant, vous intégrez une structure à taille humaine, attentive au développement d'une culture commune, aux principes d'autonomie, de bien être et de confiance accordée aux collaborateurs contribuant ainsi à la valorisation et à l'évolution de nos services publics.
Mission
Ce recrutement a lieu, en contrat à durée déterminée, dans le cadre d'un remplacement pour congés maternité du 20 juillet 2026 au 31 janvier 2027.
- Accueil général physique et téléphonique :
- Ouvrir et fermer les portes de l’accueil principal au public aux horaires en vigueur et entrée sur le parking
- Accueillir les usagers et/ou les prestataires et les orienter vers les personnes compétentes avec amabilité
- Réceptionner et remettre le courrier du jour au facteur
- Prendre des messages et les transmettre aux personnes compétentes (dans l’idéal par mail pour une traçabilité des échanges)
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Prendre les rendez‑vous liés aux SVP collecte (rdv composteurs, conteneurs, encombrants) et émettre les feuilles journalières
- Prendre les rendez‑vous pour l’Espace France Services
- Veiller à actualiser les documentations laissées à la disposition des usagers par voie d’affichage ou sur les présentoirs
- Répondre et/ou transmettre aux services concernés les mails reçus sur la boîte
- Effectuer des tâches de secrétariat (mise à jour de tableurs, …)
- Comptabiliser journalièrement le nombre d’appels rentrants et de visites physiques
- Gérer les situations de stress, savoir identifier et gérer les demandes en fonction de leur degré d’urgence
- Remonter toute information jugée anormale à la direction
- Administration Générale/Moyens généraux :
- Assurer le secrétariat des moyens généraux
- Assurer le secrétariat des conseils communautaires (convocations, mise en forme du dossier des conseils communautaires, délibérations, décisions, procès‑verbaux, classement et archivage)
- Transmettre les actes (délibérations / décisions) en sous‑préfecture, dans les services, aux mairies et aux services extérieurs concernés
- Gestion de l’organisation des séances de conseils
- Gestion du stock des boissons et alimentation
- Gestion et centralisation des achats liés aux moyens généraux dans le respect de la politique d’achat durable
- Mise à jour des bases de données
- Participation au développement d’outils d’optimisation des moyens généraux
- Gestion du courrier entrant et affranchissement ; distribution du courrier dans les services
- Gestion de la partie comptable liée aux moyens généraux
- Suivi des contrats (prestataires…), des baux et conventions liés au patrimoine mobilier y compris gestion comptable
- Prise de rendez‑vous
Profil
- Grande capacité d’écoute, savoir reformuler de façon stricte et exacte et retranscrire les demandes.
- Bon relationnel et respect du devoir de réserve.
- Bonne connaissance des compétences et de l’organigramme de notre collectivité.
- Etre organisé, rigoureux, disponible, autonome.
- Maîtriser l’outil informatique et le pack office.
- Aptitude aux taches polyvalentes de secrétariat.