Assistant(e) Administratif(ve) / Planification (H/F)

Mission principale

Assurer le support administratif quotidien et organiser la planification des activités, en garantissant la fluidité des opérations, le respect des délais et la bonne coordination entre les équipes, les clients et les partenaires.
Responsabilités

Gestion administrative :

Rédiger, mettre en forme et suivre les documents administratifs (courriers, contrats, devis, rapports).
Effectuer le suivi et la mise à jour des dossiers (clients, fournisseurs, salariés).
Gérer les appels, mails et courriers entrants/sortants.
Assurer l'archivage et le classement des documents.

Planification et coordination :

Établir, mettre à jour et optimiser les plannings des équipes (interventions, réunions, projets).
Coordonner la disponibilité des ressources humaines et matérielles.
Suivre les absences, congés et remplacements.
Anticiper les contraintes et ajuster les plannings en fonction des imprévus.

Suivi opérationnel :

Être l'interface entre les équipes terrain/sédentaires et la direction.
Suivre l'avancement des interventions et informer les parties prenantes.
Remonter les anomalies et proposer des solutions organisationnelles.

Support reporting :

Produire des tableaux de suivi (Excel/ERP interne).
Préparer des indicateurs de performance (retards, taux de disponibilité, etc.).
Participer à l'amélioration des process administratifs et de planification.

Compétences requises

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, ERP/logiciels de planning).
Organisation, rigueur et gestion des priorités.
Bon relationnel et capacité à communiquer avec différents interlocuteurs.
Réactivité, autonomie et esprit d'initiative.
Discrétion et sens de la confidentialité.