Assistant(e) Administratif(ve) & Financier(e) (Alternance)
Alternance 1 an
Contexte & Environnement
Nous sommes une entreprise SaaS en croissance, intervenant auprès d’acteurs publics et privés. Dans le cadre de notre développement, nous cherchons à internaliser et structurer notre fonction administrative et financière, jusqu’ici assurée partiellement par des freelances.
L’Assistant(e) Administratif(ve) & Financier(e) jouera un rôle central dans la fiabilité de nos processus comptables, financiers et administratifs. Il/elle travaillera en lien direct avec le CEO, le DAF externe, le cabinet comptable et les équipes opérationnelles.
Missions principales
1. Gestion des factures d’achats & relation cabinet comptable
Récupérer hebdomadairement les factures d’achats via les outils dédiés (Pennylane, IPT) et directement sur les sites fournisseurs concernés
Assurer la transmission régulière des documents au cabinet comptable, gérer les relances en cas de pièces manquantes ou incomplètes
Être l’interlocuteur(rice) principal(e) du cabinet comptable pour tout échange courant
Transmettre les éléments comptables complémentaires (comptes courants, etc.)
2. Facturation clients & recouvrement
Émettre les factures ponctuelles suite à livraisons de prestations et commandes clients
Assurer la bonne saisie et l’envoi des factures périodiques récurrentes
Piloter le recouvrement : relances email, automatisation, appels téléphoniques
Assurer le suivi des contentieux éventuels en lien avec le CEO
3. Gestion des paiements fournisseurs & plateformes
Gérer les paiements des factures fournisseurs dans les délais impartis
Assurer le dépôt et le suivi des factures auprès des intermédiaires et plateformes dédiées :
SCC, UGAP, Canut, Chorus Pro, facturation directe
4. Reporting financier & support à la direction
Assister les DAF externes et le CEO dans la production de la documentation de reporting financier (mensuel, trimestriel)
Contribuer aux rendus investisseurs : collecte des données, mise en forme des documents
5. Administration générale
Gérer les tâches administratives courantes : assurance maladie, RC Pro, mutuelle, courriers
Assurer le suivi et les relances liées aux contrats d’assurance et obligations réglementaires
Gérer à terme les payes et clôtures mensuelles, demandes de salaires (évolution du poste)
6. Gestion des renouvellements de commandes
Anticiper les échéances de renouvellement (contrats annuels ou trimestriels)
Récupérer les bons de commande auprès des grands comptes publics et privés
Relancer les clients concernés en cas de retard ou d’absence de confirmation
Être en lien avec les équipes Ops pour valider les évolutions de modalités de facturation ou de prestations