Assistant(e) administratif(ve) et financier(e) (H/F)
Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère)
Présentation de la structure
Le Foyer Mozart est une association œuvrant dans les secteurs de l'hébergement, de l'accompagnement social et de l'insertion. Il gère notamment un Foyer de Jeunes Travailleurs ainsi qu'une structure d'accueil mère-enfant. Dans le cadre du développement de ses activités et du renforcement de sa gestion administrative et financière, le Foyer Mozart recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère).
Missions principales
Sous l'autorité de la Direction, vous assurez un rôle central dans le bon fonctionnement administratif, financier et locatif de la structure.
Gestion administrative
Accueil téléphonique et physique des usagers, partenaires et prestataires.
Gestion du courrier entrant et sortant.
Mise en forme de courriers, notes de service, comptes rendus, conventions et documents administratifs.
Classement, archivage et gestion documentaire.
Préparation et suivi des dossiers administratifs.
Organisation et mise à jour des outils de suivi administratifs.
Gestion locative
Préparation des contrats de séjour, conventions d'occupation et avenants.
Constitution et suivi des dossiers administratifs des résidents.
Édition des factures de redevance et des attestations diverses.
Suivi des entrées et sorties des résidents.
Suivi des règlements et des impayés.
Préparation des dossiers FSL et autres demandes d'aides financières.
Mise à jour des tableaux de suivi locatif.
Gestion financière et comptable
Saisie et contrôle des opérations comptables courantes.
Préparation des pièces comptables à destination du service comptabilité ou du cabinet comptable.
Suivi des encaissements et rapprochements.
Contrôle de la facturation fournisseurs et clients.
Suivi budgétaire et participation à l'élaboration des tableaux de bord financiers.
Participation à l'élaboration des budgets prévisionnels.
Participation à l'élaboration des comptes administratifs et bilans financiers.
Analyse des écarts entre budget prévisionnel et réalisé.
Production d'indicateurs de gestion et d'aide à la décision.
Facturation et suivi des financements
Gestion de la facturation via Chorus Pro.
Dépôt et suivi des factures dématérialisées.
Contrôle des règlements et relances.
Participation au suivi des subventions et financements publics.
Préparation des éléments nécessaires aux demandes de subventions et aux bilans financiers.
Appui à la Direction
Préparation de dossiers de présentation et de rapports.
Participation à la production des rapports d'activité.
Élaboration et suivi d'indicateurs d'activité.
Appui à la gestion des ressources humaines (suivi administratif des dossiers du personnel, congés, absences, formations).
Participation à l'amélioration continue des procédures administratives et financières.
Proposition d'outils visant à optimiser l'organisation et la qualité du service rendu.
Profil recherché
Formation de niveau Bac +2 minimum en gestion administrative, comptabilité, gestion des organisations ou équivalent.
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook).
Connaissances en comptabilité et gestion budgétaire.
Connaissance de Chorus Pro appréciée.
Capacités rédactionnelles et organisationnelles.
Rigueur, discrétion et sens de la confidentialité.
Capacité à travailler en autonomie et à prioriser les tâches.
Compétences attendues
Gestion administrative.
Gestion locative.
Comptabilité et suivi budgétaire.
Facturation et suivi des règlements.
Maîtrise des outils informatiques.
Qualités relationnelles et rédactionnelles.
Sens de l'organisation et de l'amélioration continue.
Conditions
Poste à temps partiel ou temps plein selon les besoins de la structure.
Convention collective applicable : HLA / FEHAP selon le périmètre d'intervention.
Poste basé à Metz.
Poste à pourvoir début septembre
