Assistant(e) administratif(ve) des services techniques (H/F)

En l'absence de l'agent titulaire du poste, sous l'autorité du Directeur Général des Services, l'assistant administratif H/F recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il/elle gère les dossiers administratifs en fonction de l'organisation du service.

Contrat d'une durée d'un mois avec possible renouvellement (en fonction de la durée d'absence de l'agent titulaire)

Rémunération : Rémunération statutaire (catégorie C ou B) + Régime indemnitaire

Conditions d'exercice : Temps complet - 35h00 hebdomadaires - Horaires de bureau

Lieu d'activité : La Salle les Alpes (bureau dans les locaux des services techniques)

MISSIONS :

Accueil physique et téléphonique du public
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone
- Gérer des situations de stress ou de tension de certains administrés
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Hiérarchiser les demandes selon leur caractère d'urgence
- Prendre en compte les demandes extérieures et rédiger des fiches d'intervention

Traitement des dossiers
- Traiter le courrier entrant et sortant
- Rédiger les courriers en collaboration avec la Directrice des services techniques
- Effectuer le compte-rendu et le suivi des réunions

Gestion comptable & marchés publics
- Mettre en forme les pièces administratives des marchés publics (OS, BC, PV.)
- Etablir les bons de commandes (comptables et marchés publics)
- Etablir les devis et la facturation (service de l'eau)

Gestion ressources humaines
- Enregistrer les demandes d'absences (congés, maladie, ARTT.)
- Mettre en forme occasionnellement un planning des absences à la demande du DST
- Suivre le pointage des agents
- Transmettre les états des astreintes et des heures supplémentaires au service paie

Planification et suivi
- Prendre et organiser des rendez-vous
- Assurer l'organisation logistique des réunions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents.)

PROFIL :

Compétences générales :
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)
- Rédaction de documents administratifs
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Qualités requises :
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Sens du contact et de la communication
- Sens de l'organisation et capacité à savoir planifier et prioriser ses tâches
- Sens du service public
- Réactivité et autonomie