ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) DE FORMATION - UFAA (H/F)

L'assistant(e) administratif(ve) de formation exerce ses missions au sein de l'UFAA implantée au Lycée professionnel Olivier GUICHARD de Guérande, établissement d'accueil.

• Quotité de travail prévue : 80 %.
• Prise de poste 24/08/2026

3 TYPES DE MISSIONS :

1. Suivi administratif des formations par apprentissage - CFA

• Accueil et information des candidats, apprentis et entreprises.
• Gestion des appels téléphoniques et des courriels.
• Envoi des dossiers de candidature et suivi des inscriptions.
• Mise à jour administrative Parcoursup, saisie des contrats Parcoursup.
• Réception et vérification des dossiers administratifs.
• Inscription des apprentis dans YPAREO.
• Elaboration listes des apprenants avec trombinoscope
• Montage, suivi et mise à jour des contrats d'apprentissage : rédaction, transmission aux OPCO, suivi des retours et gestion des avenants en lien avec les entreprises partenaires.
• Élaboration et suivi des conventions de formation et des contrats pédagogiques des apprentis.
• Préparation des livrets d'apprentissage.
• Mise à jour des outils de suivi et tableaux de bord

2. Suivi administratif des formations continues adultes - CFPPA

• Accueil et information des stagiaires.
• Gestion administrative des actions de formation continue.
• Envoi des convocations, dossiers d'inscription et documents administratifs.
• Vérification de la complétude des dossiers.
• Inscription des stagiaires dans YPAREO.
• Élaboration des attestations d'entrée et de fin de formation.
• Constitution et suivi des dossiers de rémunération des stagiaires dans le cadre des formations financées par la Région (élaboration des dossiers, déclarations mensuelles de présences/absences auprès de Formpro, France Travail et du mandataire).
• Suivi des annexes financières à renvoyer au Conseil Régional via le mandataire.
• Suivi des présences, absences et émargements.
• Transmission des informations aux organismes financeurs et partenaires.
• Élaboration et suivi des dossiers d'inscription aux examens, saisie des résultats dans Indexa2UC, gestion des convocations.
• Suivi statistique et recensement annuel des stagiaires (Bilan Pédagogique et Financier avec la direction, enquête ministérielle).
• Transmission ponctuelle des éléments comptables liés aux actions de formation au service concerné.
• Mise à jour des tableaux de suivi et indicateurs.
• Gestion des convocations et dossiers d'examen.
• Contrôle complétude des CCF et archivage
• Mise à jour des bases de données apprenants et entreprises.

3. Secrétariat et fonctions transversales

• Accueil physique et téléphonique.
• Gestion et diffusion des mails institutionnels.
• Rédaction de courriers, notes et comptes rendus.
• Organisation des réunions et gestion des plannings.
• Préparation logistique des réunions et événements.
• Participation aux journées portes ouvertes et actions de communication.
• Participation à la réalisation de la newsletter et envoi d'e-mailings (communication interne et externe).
• Classement et archivage des dossiers.
• Commandes de fournitures et suivi administratif associé.
• Contribution à la démarche qualité et à l'amélioration continue du fonctionnement de l'UFAA.

Participation ponctuelle aux réunions, journées portes ouvertes et actions de communication.

Travail en lien avec les équipes pédagogiques, administratives, les entreprises et les partenaires institutionnels.

Exercice de la fonction en articulation étroite avec le fonctionnement du Lycée professionnel Olivier GUICHARD : respect du règlement intérieur et des procédures de l'établissement d'accueil, participation aux instances et temps collectifs de l'établissement selon les besoins, et intégration dans l'organisation générale du site (calendrier, emplois du temps, vie de l'établissement).