Assistant du secrétariat général et du cabinet (H/F) - REIMS
L'assistant(e) du secrétariat général fait partie d'un pôle secrétariat, commun au SGA et au cabinet du recteur, composé d'une équipe de trois personnes.
Le poste permet le suivi de dossiers de manière autonome et/ou concertée, en offrant une large diversité d'interlocuteurs tant en interne qu'en externe. Il implique une grande fluidité dans les échanges au sein de l'équipe élargie du cabinet.
L'assistante du secrétariat général assiste plus particulièrement le secrétariat général dans l'organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités du service- En assurant la liaison avec le cabinet, les différents services du rectorat, les directions départementales des services de l'Education nationale de l'académie, le ministère et tous les partenaires de l'institution.
- En assurant à titre principal, le suivi de dossiers spécifiques : organisation et suivi de réunions diverses, d'instances (CAEN) et d'enquêtes diverses
- En assurant à titre secondaire les remontées des états de grèves, la gestion des frais de déplacements, des statistiques diverses.
- En assurant la continuité du service en cas d'absence de l'assistante du cabinet du recteur
- Gérer la messagerie fonctionnelle du secrétariat général afin d'orienter le plus rapidement possible les courriers électroniques et/ou gérer les réponses à apporter par le secrétariat général et le cabinet (faire de même avec les courriers postaux)
- Assurer la réception des appels téléphoniques au pôle secrétariat général en évaluant leur caractère sensible ou leur urgence et en y apportant les réponses les plus adaptées et/ou orienter les appels
- Organiser et gérer diverses instances et réunions.
- Assurer le suivi des réponses aux interventions et aux enquêtes (sollicitations des services concernés pour obtenir les éléments de réponse, mise en forme)
- Dans le cadre du secrétariat commun cabinet/SGA, assurer la continuité du service en cas d'absence de l'assistante plus particulièrement chargée du cabinet
Conditions particulières d'exercice :
Lieu d'exercice : Rectorat de l'académie de Reims - Reims
Quotité : Temps plein
Date de début: Dès que possible
Date de fin: 31 Août 2027
Nécessité de faire preuve de réactivité et d'adaptabilité.
La grande cohésion entre le cabinet et le secrétariat général et une collaboration avec les différents services du rectorat et des directions académiques sont indispensables
Processus de recrutement : une première sélection sera effectuée sur la base des éléments transmis. Les candidats dont le profil est en adéquation avec le poste seront ensuite reçus en entretien. A l'issue de cette procédure, une réponse sera apportée à chaque candidat.
Profil recherché :
Connaissances et compétences attendues:- Tâches simultanées impliquant anticipation et réactivité face aux événements.
- Capacité à hiérarchiser les urgences et à adapter sa communication avec les services ou les partenaires .
- Connaissance de l'institution, de l'organisation et des métiers de l'Éducation nationale, en particulier des services du rectorat
- Discrétion.
- Rigueur, organisation
- Capacité à travailler en équipe
- Adaptabilité
- Professionnalisme et courtoisie effectives et perçues lors des communications internes et externes
