Assistant(e) de direction auprès du recteur (H/F)
L'académie de Besançon recrute un(e) assistant(e) de direction auprès du recteur de l'académie de Besançon et de la région académique Bourgogne Franche-Comté.
Poste à pourvoir immédiatement.
Votre mission
En tant qu'assistant (e) de direction, vous êtes amené(e) à échanger avec tous les interlocuteurs du recteur et à coopérer avec les collaborateurs de ceux-ci, quels qu'ils soient (personnels des cabinets ministériels ; personnels des services, écoles et établissements scolaires de l'académie ; personnels des services, établissements scolaires, établissements d'enseignement supérieur de la région académique ; préfectures de région et de département ; élus des collectivités territoriales de la région académique ; parlementaires de la région académique ; associations...).
Vous gérez l'agenda du recteur, la préparation de ses pochettes journalières et le suivi de la messagerie électronique "recteur".
Vos activités principales
Vous êtes amené (e) à:- Tenir et suivre l'agenda du recteur : planification des rendez-vous, audiences, gestion des différentes sollicitations, coordination des agendas avec le secrétariat général de l'académie, le secrétariat général de la région académique et le cabinet de la rectrice de Dijon
- Préparer des réunions organisées par le cabinet : élaboration, suivi et mise à jour du planning des réunions, édition des convocations/invitations, suivi des réponses, organisation matérielle
- Élaborer les plannings des gouvernantes de la résidence
- Tenir et suivre l'agenda du Directeur de Cabinet
- Gérer les appels téléphoniques du cabinet
- Apporter votre soutien à la gestion des "faits établissement" en relai de l'assistante de direction en charge de ce dossier
Conditions particulières d'exercice :
En tant qu'assistant(e) de direction vous bénéficiez :
D'un accompagnement à la prise de poste
Du remboursement de vos frais de transports en commun à hauteur de 75%
Du forfait mobilités durables
D'un régime collectif de protection sociale complémentaire santé et prévoyance
D'un supplément familial de traitement en fonction de votre situation.
De prestations culturelles, de loisirs, sportives, touristiques et sociales via la plateforme PREAU : https://www.preau.education.fr/com/homepage
Profil recherché :
Vos atouts
Vous maîtrisez- Les outils bureautiques
- Les règles de la communication administrative écrite et orale
- Les techniques de traitement du courrier électronique et de gestion d'un agenda électronique
- L'organisation du système éducatif et du rectorat et ses chaînes hiérarchiques et décisionnelles
- Le sens de la confidentialité, de la loyauté et du service
- La capacité à communiquer avec les partenaires et à l'interne
- Le sens des responsabilités et de la rigueur
- Des capacités d'anticipation, de planification et de hiérarchisation des urgences
Quelques plus
Vous avez une connaissance des applications métier Zimbra Agenda, G2R, logiciels congés
