Assistant du Directeur de la gérance H/F

L'Assistant du Directeur de la gérance h/f l'assiste au quotidien dans les tâches administratives, organisationnelles, logistiques etc. de sa direction. Il/elle veille à la mise en œuvre des éléments de communication à destination des locataires et garantit la bonne circulation de l'information au sein de la direction de la gérance. Il/elle dispose des attributions suivantes : 1/ Assistanat du Directeur de la GéranceAssurer le secrétariat classique : téléphone, courrier, classement, organisation de réunions, comptes rendus, etc. ;Faciliter la communication des informations au sein de la gérance : recueil d'informations, diffusion de notes, relance, centralisation, interface avec les autres directions ;Assurer les relations externes de l'entreprise : fournisseurs, administrations, services d'État, amicales de locataires ;Suivre les indicateurs de pilotage de la gérance : délais travaux, délais signatures, délais attributions, délais liquidations, délais fournisseurs, etc. ;Assurer la gestion administrative du personnel de la gérance : plannings de congés, suivi des absences, remplacements, y compris des gardiens en lien avec les responsables techniques de secteurs ;Rédiger des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites.2/ Assistanat de la géranceContrôler les courriers de réponse signalés par le Directeur de la gérance ;Suivi des délais, harmonisation de la charte graphique, etc. ;Veiller à la bonne gestion de la boîte mail et de toutes les demandes locatives ;Rassembler et mettre en forme les différents travaux pour la gérance (tableaux de bord, graphiques, etc.) ;Assurer le secrétariat classique des réunions avec les associations des locataires ;Effectuer les mises à jour des documents « types » de la gérance, notamment les communications destinées aux locataires, suivi des communications sur les groupes. 3/ Aide au suivi administratif des marchés gérance (RIVP /hsf)Suivi administratif des marchés (RIVP / hsf) : déploiement, organisation des réunions de suivi, centralisation des problématiques, application des pénalités, gestion des contrôles externes type Adaptabank ;Suivi administratif des marchés d'AMO (hsf) : déploiement, organisation des réunions de suivi, centralisation des problématiques, etc. 4/ Suivi d'opérations spécifiquesSuivi des opérations pouvant impacter plusieurs services de la gérance ;Suivi des enquêtes de satisfaction (déploiement, restitution et définition du plan d'action avec le Directeur de la gérance et les différents responsables) ;Suivi des opérations de proximité avec les locataires. Les fonctions énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et peuvent faire l'objet d'évolutions.