Assistant des élus (H/F)

Poste n°218 et 220 – SECRETARIAT DES ELUS

Cadre d’emploi: Adjoint administratif. Catégorie: C. Supérieur hiérarchique: N+1 Cheffe de Cabinet de Monsieur Le Maire.

Contexte

Au cœur de la Métropole de Lyon, Vaulx-en-Velin, 57 000 habitants, est une ville jeune en plein développement urbain, démographique et économique. Engagée dans un projet de renouvellement urbain ambitieux, elle est un territoire d'innovation éducative et culturelle.

Responsabilités

• Tenue des agendas : coordination de toutes les rencontres / réunions de l’élu (conseils d’école, commissions de sécurité, conférences de la majorité, conseils municipaux, conseils d’administration, etc.).
• Suivi des demandes de représentation de Monsieur le Maire.
• Accueil physique et téléphonique : accueil physique, réponse téléphonique, transmission des messages aux élus, suivi des messages, orientation des demandes.
• Courrier : récupération, diffusion du courrier reçu, suivi des courriers nécessitant une réponse de l’élu ou du service concerné, contrôle des courriers soumis à signature, suivi des parapheurs.
• Dossiers : préparation et suivi de dossiers à la demande de l’élu, classement des dossiers et autres documents.
• Déplacements : gestion des déplacements (réservation transport, hôtel, etc.) en lien avec le Cabinet.
• Autres missions : participation à la mise sous pli de documents de communication, suivi de la logistique (organisation de réunion, réservation de salles).

Connaissances et aptitudes requises

• Maîtrise des outils de bureautique.
• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités.
• Rigueur et sens de l’organisation.
• Souplesse et réactivité.
• Qualités relationnelles.
• Bonne expression orale.
• Respect des obligations de discrétion et confidentialité.
• Goût pour le travail en équipe.

Profil

Formation en Secrétariat (Bac pro ou équivalent).

Conditions de travail

• Temps de travail annualisé sur la base de 1607 heures.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif.

Rémunération

Traitement indiciaire afférent au cadre d’emploi ; NBI (pour les titulaires) ; Régime indemnitaire ; 13ème mois (conditions de la délibération) ; œuvres sociales sous condition ; tickets restaurant.

Égalité d'accès

Ce poste est ouvert aux demandeurs d’emploi en situation de handicap – aux demandeurs d’emploi reconnus bénéficiaires de l'obligation d'emploi de travailleurs handicapés (BOETH).