Assistant de gestion F/H H/F
Description du poste : Suite à un départ à la retraite, nous recrutons :Un Assistant/Une Assistante de gestion F/HPoste en CDI, à temps plein, à pourvoir dès que possible.
Poste basé au Siège à Villeurbanne (accessibilité métro A/ tram T3 - arrêt Vaulx-en-Velin La Soie, piste cyclable, …) Vous aimez organiser, suivre, fiabiliser et exploiter des données ? Rejoignez notre service Vie et Amélioration du Patrimoine (VAP), et contribuez, grâce à vos compétences administratives et informatiques, à la gestion près de 50 contrats d'entretien et de maintenance (ascenseurs, espaces verts, chaudières, VMC, désinsectisation, etc), qui participent chaque jour à la qualité de vie de nos locataires. Intégré(e) à une équipe de 12 collaborateurs et en binôme avec un(e) autre assistant(e), vous assurez le suivi administratif, financier et informatique des contrats, marchés publics et commandes, spécifiquement pour les pôles « énergie / chauffage » et « résidences spécialisées » (exemple : CCAS, Crous, Forum réfugiés…). Vos missions
Assurer la gestion administrative des contrats d'entretien et de chauffage collectif :Saisir et suivre informatiquement les contrats : gestion administrative, enregistrement des avenants, saisi des marchés accord cadre à bons de commandes, des bordereaux de prix unitaires, des marchés 3 devis…Déposer les documents correspondants aux différentes étapes de la vie des contrats, marchés, commandes…Créer les bons de commandes adéquats
Mettre à jour les indices-index du bâtiment
Mettre en place et suivre les différents tableaux de bord de la facturation
Enregistrer les factures et contrôler la bonne facturation Créer les bons de commandes Être référent(e) sur notre logiciel Ikos (ERP)
Création et modifications des bons de commandes ou autres besoins administratifs
Proposer des procédures adaptées aux modules utilisés par le service
Venir en soutien aux membres du service : résolution des points bloquants, difficultés rencontrées, propositions d'amélioration…Participation au groupe de travail sur l'amélioration et la suite à donner à l'outil.