Assistant de gestion administrative et comptable h/f (Nouvelle fenêtre)

Assistant de gestion administrative et comptable h/f

Responsabilités

• Identification quotidienne des factures dématérialisées déposées dans ASTRE
• Enregistrement des factures fournisseurs au courrier arrivée dans le logiciel Access
• Demande de création/modification de tiers en relation avec le service des finances et dans la base GESCAR
• Engagement des dépenses
• Pré‑liquidation des pièces comptables et mise à jour du statut des factures dans le logiciel Access
• Pour les marchés publics révisables, établissement des états d’acompte dans MARCO
• Suivi des pièces administratives des dossiers de marchés publics (OS, avenants, certificats administratifs…)
• Saisie de la main d’œuvre et du kilométrage des engins des sections du parc, des unités départementales, de la DGAIM (suivi sur tableaux de bord Excel et dans le logiciel GESCAR)
• Suivi des mouvements de matériels (acquisition et mise en réforme)
• Suivi des formations des agents
• Gestion des absences des agents (congés, ARTT,…) dans le logiciel Chronotime
• Saisie des HS dans le logiciel applicatif des Heures supplémentaires
• Saisie des frais de déplacement des agents dans le logiciel dédié
• Suivi des accidents de service, des arrêts maladie
• Accueil téléphonique et physique
• Saisie et mise en page de bordereaux d’envoi, notes, courriers
• Gestion du courrier postal
• Réservation de salles de réunions, de véhicules en pool
• Commande des fournitures de bureau
• Mise à jour du plan de classement

Qualifications obligatoires

• Connaissance de la réglementation en matière de marchés publics, de constatation et de liquidation des dépenses
• Connaissance de l’instruction budgétaire et comptable (M57)

Qualifications autres

• Notions de comptabilité publique
• Connaissance du fonctionnement de la collectivité

Les savoir-faire

• Savoir utiliser les outils informatiques : GESCAR, ASTRE, EXCEL, WORD, ACCESS, MARCO
• Application comptable DITL, logiciel des Heures Supplémentaires, logiciel Chronotime
• Savoir mettre en œuvre les techniques de rédaction et de mise en page du courrier administratif

Les savoir-être

• Sens du service public, des relations humaines, du travail en équipe
• Respect de la hiérarchie, des droits et devoirs des fonctionnaires
• Etre organisé, ordonné, rigoureux
• Etre disponible, consciencieux, polyvalent, discret

Particularités liées au poste

• Gérer l’augmentation de la charge de travail en période de pointe.
• S’adapter au travail en équipe

Le Département de Lot-et-Garonne promeut l'égalité professionnelle et prévient toute forme de discrimination dans son processus de recrutement : la compétence, l'expérience et les qualités professionnelles sont les seuls critères qu'il prend en compte.