Assistant de formation (H/F)

Vos missions au quotidien

1. Accompagner les apprenants et gérer leurs dossiers Constituer, vérifier et actualiser les dossiers administratifs : pièces justificatives, diplômes, candidatures et informations nécessaires au suivi.

Répondre aux demandes des apprenants tout au long de leur parcours et préparer les documents utiles (attestations, changements de situation, etc.).

Assurer l'archivage et la confidentialité des documents, dans le respect du RGPD.

Mettre à jour les outils de suivi et le logiciel de gestion du CFA (Yparéo).

2. Participer au recrutement et à l'intégration des candidats

Traiter les candidatures et les demandes d'information, vérifier les dossiers et effectuer les relances nécessaires.

Organiser et conduire les entretiens d'admission.

Préparer les documents de rentrée, envoyer les convocations, planifier et animer les temps d'intégration.

3. Assurer le suivi administratif des contrats en alternance

Accompagner les entreprises dans la collecte des informations nécessaires aux contrats d'apprentissage ou de professionnalisation.

Contrôler les conventions de formation et les contrats (CERFA), puis en assurer le suivi de signature.

Coordonner le suivi avec le service support pour la transmission des contrats aux OPCO et leur enregistrement.

Suivre les avenants, suspensions et ruptures de contrat ; accompagner les apprenants dans leurs démarches en cas de rupture.

4. Gestion administrative des formateurs et suivi des contrats

Collecter les documents et informations nécessaires à la constitution des dossiers formateurs.

Vérifier la complétude et la conformité des pièces administratives transmises.

Préparer les contrats de prestation à partir des informations collectées et des modèles en vigueur.

Assurer le suivi des signatures, des documents contractuels et de leur archivage.

5. Contribuer à la qualité et à l'amélioration continue

Diffuser les enquêtes de satisfaction et assurer les relances auprès des apprenants, entreprises et formateurs.

Actualiser les tableaux de bord : effectifs, présence, ruptures, réussite, insertion et satisfaction.

Participer au suivi de la démarche qualité Qualiopi : collecte des preuves, mise à jour des documents, suivi des réclamations et préparation des audits.

6. Participer à la vie du CFA

Apporter un appui à l'équipe pédagogique et à la direction.

Contribuer à la veille sur l'apprentissage et la formation professionnelle, aux bilans d'activité, aux réunions et aux projets d'amélioration.