Assistant de formation – Gestionnaire de scolarité et de stage - H/F

Grande école publique française pour l'agriculture, l'alimentation et l'environnement, l'Institut Agro couvre l’ensemble des thématiques et filières du végétal et de l’animal, y compris la vigne et le vin, l’horticulture, l’halieutique et le paysage.

Établissement d'enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère de l’Agriculture, de l’Agro-alimentaire et de la Souveraineté alimentaire, nous formons les actrices et acteurs des transitions et déployons une offre complète autour de deux cursus de référence, le diplôme d’ingénieur et le bachelor agro, mais aussi du doctorat et plusieurs formations de master.

Accessibles en formation initiale et tout au long de la vie, ces formations sont mises en œuvre par nos trois écoles internes - l'Institut Agro Dijon, l'Institut Agro Montpellier et l'Institut Agro Rennes-Angers. A travers sa direction Eduter, l’Institut Agro assure également une mission d’appui aux 800 établissements français de l'enseignement technique agricole.

Membre de la Conférence des grandes écoles, de la Cdefi et de l'alliance Agreenium, nous menons nos activités en lien étroit avec les grands organismes de recherche, les universités des sites d'implantation de nos écoles, les autres grandes écoles et les acteurs du monde socio‑économique (public et privé), en France et dans le monde. L'Institut Agro fait ainsi partie de l’alliance Euroleague of Life Sciences Universities (ELLS) qui fédère, depuis 25 ans, les plus grandes universités européennes en sciences du vivant.

Rejoindre l'Institut Agro, c'est intégrer des équipes engagées et plurielles composées de plus de 1 400 agents – enseignants‑chercheurs, enseignants, personnels administratifs, techniques ou scientifiques – qui, chacune et chacun, contribuent à leur échelle à mieux nourrir le monde dans un environnement préservé. C'est aussi bénéficier d'une qualité de vie et de conditions de travail qui résonne avec nos valeurs cardinales : diversité et ouverture sociale et culturelle, égalité et respect, exemplarité et engagement au service des objectifs de développement durable, éthique et intégrité dans la production et la diffusion des connaissances, solidarité et subsidiarité.

Objectifs du poste

• Assurer la gestion administrative et pédagogique de la formation L2 Ingénieur en agroalimentaire en double diplôme avec l’IEP
• Assurer un appui au recrutement des étudiants en L1 Ingénieur en agroalimentaire
• Assurer la gestion des stages L1 et M2 Ingénieur en agroalimentaire

Missions

Inscription administrative des étudiants de L2 Ingénieur en agroalimentaire

• Préparer et mettre en œuvre les procédures d’inscription administrative en lien avec l’outil de gestion de la scolarité.
• Répondre aux demandes d’information (accueil, mail ou téléphone).
• Vérifier la complétude des dossiers d’inscription et de réinscription des étudiants.
• Assurer le suivi partagé de la boîte mail fonctionnelle « inscription » entre gestionnaires de scolarité.
• Pendant les périodes de congés, assurer la continuité du suivi des inscriptions administratives de l’ensemble des cursus (par campus).
• Préparer et assurer la rentrée administrative : remise des cartes d’étudiant et badges d’accès aux locaux le cas échéant.
• Etablir les tableaux de suivi des effectifs et les listes de promotion.
• Contribuer aux demandes de statistiques.

Gestion administrative et pédagogique de la formation L2 Ingénieur en agroalimentaire en double diplôme avec l’IEP, en lien avec la responsable de formation

• Elaborer la maquette et assurer l’inscription pédagogique des étudiants dans l’outil de gestion de la scolarité.
• Assurer la mise à jour du livret de formation.
• Réaliser les emplois du temps semestriels et hebdomadaires, en lien avec le cursus apprentissage, et suivre quotidiennement les enseignements (gestion des salles, diffusion des documents, TD, visites…).
• Assurer la gestion des vacations (enseignement) en lien avec le Pôle administratif et budgétaire : saisir les demandes de contrats de vacation et attester du service fait à la DRH, prendre en charge les déplacements des vacataires (ordre de mission, états de frais de déplacement).
• Organiser les évaluations et examens de première et deuxième session et gérer les surveillances des examens en coordination avec l’ensemble de l’équipe pédagogique.
• Saisir les notes dans l’outil de gestion de la scolarité, éditer les relevés de notes et réaliser des bilans annuels pour le Conseil de spécialité de juillet traitant des passages en année supérieure.
• Suivre le parcours de chaque étudiant intégrant toutes les activités pédagogiques.
• Répondre aux demandes d’information (accueil, mail ou téléphone).
• Accompagner et orienter les étudiants rencontrant des difficultés.
• Contribuer aux demandes de statistiques.
• Activité transversale : assurer la gestion des vacations relatives aux surveillance d’examen pour l’ensemble des cursus, en lien avec le Pôle administratif et budgétaire : saisir les demandes de contrats de vacation et attester du service fait à la DRH.

Appui au recrutement des étudiants en L1 Ingénieur en agroalimentaire, en lien avec la gestionnaire concours

• Préparer et gérer le bon déroulement des jurys d’admissibilité et d’admission du concours L1 (dossiers, convocations, plannings d’entretien, émargements, PV de jury, listes, tableaux de classement, etc.).
• Assurer l’organisation logistique du concours L1.

Gestion administrative des stages L1 et M2 Ingénieur en agroalimentaire

• Participer et contribuer aux réunions de coordination du stage et de l’équipe Stages et césures.
• Mettre à jour et diffuser aux étudiants une information fiable intégrant aspects pédagogiques, administratifs et financiers le cas échéant, en lien avec l’enseignante responsable du stage et la responsable de formation (e-mails, intranet).
• Répondre aux demandes d’information (accueil, e‑mail ou téléphone).
• Réceptionner les vœux de stage validés et mettre en œuvre le circuit de signature des conventions de stage et avenants.
• Assurer le suivi des demandes de mobilité à l’international et des pièces administratives requises, assurer le report de ces données sur un espace partagé (AOBox).
• Suivre le bon déroulement des stages (intervention de premier niveau en cas de problème).
• Accompagner et orienter les étudiants rencontrant des difficultés.
• Réceptionner les fiches d’évaluation complétées par les maîtres de stage (L1).
• Gérer le dispositif d’évaluation du stage, en lien avec la responsable de formation (L1).
• Construire et faire évoluer un annuaire des stages (intranet).
• Faire le bilan de l’activité pour proposer des pistes d’amélioration.

L’emploi est localisé à Rennes.

L’agent sera placé sous l’autorité hiérarchique de Alice MAURIN, responsable adjointe du service Scolarité.

Ouvert aussi sous contrat sur les fondements juridiques L. 332-2 du code général de la fonction publique (12 mois, renouvelable).

Ouvert également aux personnes en situation de handicap, dans le cadre de sa politique diversité.

Date limite de candidature le 12/07/2026 (publication 1 mois).

Date de prise de fonctions à partir du 01/11/2026.

Contact sur l'emploi

Alice MAURIN, responsable adjointe du service Scolarité

‑agro.fr

Modalités de recrutement

Vous vous projetez dans cet emploi, celui-ci correspond à ce que vous recherchez, et vous considérez que votre profil correspond à nos attentes :

• A – Pour les agents titulaires toutes Fonctions Publiques + CDI du MASA + candidats non fonctionnaires :
• CV, nommé CV_NOM_Prénom
• Lettre de motivation argumentée, nommée LM_NOM_Prénom
• Indiquer votre statut actuel : fonctionnaire, contractuel de droit public en CDD ou CDI, contractuel de droit privé en CDD ou CDI, autre …
• B – A ajouter pour les agents titulaires et CDI du MASA :
• Arrêté ou tout autre document (contrat pour les CDI ministère) précisant le statut administratif et votre corps d’appartenance, nommé Arrêté_NOM_Prénom
• Bulletin de salaire pour connaître les indemnités et autres émoluments, nommé Bulletin_NOM_Prénom
• + très important et en complément, procéder à la télé‑candidature sur AgriMob et déposer l’accusé de réception sur le site carrière.
• C – A ajouter aux points A et B (sauf télé‑candidature) pour les agents titulaires externes au ministère de l’agriculture :
• Dossier de mobilité disponible via le lien :
• Le n° de poste à préciser dans le tableau : 57133
• Ce document est obligatoire pour que la demande de mobilité soit recevable.
• L’avis du supérieur hiérarchique est facultatif.

Compétences

• Connaître les formations de l’établissement et le fonctionnement de l’enseignement supérieur
• Elaborer, planifier et gérer les emplois du temps
• Gérer le planning d’occupation des locaux
• Exprimer les besoins en vacations
• Participer au bon déroulement des activités pédagogiques
• Réaliser des tâches administratives (rédaction de comptes‑rendus, courriers, classement…)
• Suivre une promotion d’étudiants, de leur inscription au Conseil de spécialité de fin d’année
• Suivre une promotion d’étudiants en amont et aval de leur départ en stage
• Être à l’aise dans l’utilisation des applications en lien avec les outils de gestion de la scolarité
• Savoir extraire et mettre en forme des informations d’une base de données

Savoir‑faire

• Travail en équipe
• Capacité de synthèse
• Capacité d’analyse
• Animation d'équipe
• Expression écrite
• Expression orale
• Techniques spécifiques : maîtrise Word, Excel, Pégase, Celcat

Savoir‑être

• Sens des relations humaines
• Capacité d'adaptation
• Autonomie
• Rigueur dans l'exécution des tâches
• Capacité d'initiative
• Réactivité
• Discrétion