Assistant de direction (H/F)

Sous la responsabilité de la directrice déléguée aux ressources humaines et de l'adjointe, les missions du titulaire du poste sont les suivantes :

• Tenue des agendas de la directrice déléguée aux ressources humaines et de l'adjointe
• Gestion du temps (respect du calendrier des principales échéances de l'activité de la direction déléguée et de l'adjointe) ;
• Accueil téléphonique et physique (visiteurs internes et externes) ; filtrage des interlocuteurs ; compte rendus des demandes ;
• Elaboration et diffusion des plannings de congés de l'équipe encadrante et des agents de la Dd

• Gestion du courrier et des parapheurs de la direction ;
• Organisation logistique des réunions (salles, dossiers, invitations, accueil des participants extérieurs le cas échéant) et préparation des dossiers (CA ; instances.)

• Rédaction de courriers administratifs et réponses personnalisées pour toutes questions relatives aux ressources humaines ;
• Rédaction et diffusion de comptes rendus de réunions ;
• Mise en ligne des publications sur l'intranet (Biblionautes) et rédaction de brèves éditoriales sur les sujets récurrents de la direction ;
• Recueil et transmission de pièces relatives à des dossiers spécifiques ;
• Vérification de la conformité de présentation des documents (respect charte graphique.) ;
• Elaboration de modèles type ;
• Travail en réseau avec les assistantes du président, du directeur général, du directeur de l'Administration et du personnel et des directeurs et délégués ;
• Elaboration de diaporamas (Powerpoint), mise en forme de document (Word) ;
• Mise à jour de l'organigramme de la direction ;
• Elaboration et suivi de bases de données ;
• Classement et archivage ;
• Commandes de fournitures bureautique gestion des stocks ;
• Référent informatique pour les Demandes de Prestations Informatiques (DPI).
• Délivrance de la carte "Culture"
• Saisie et transmission au Ministère de la culture des mémoires de distinction honorifiques
• Référent temps de travail et gestion des comptes (GTA) de la directrice déléguée et de l'adjointe
• Correspondant du logiciel de gestion, administration des identités et des attributs GAi

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